タスクの基本操作


Ver.3.2.19でアプリ画面の日本語訳精度が大幅に向上しています。解説中の画面はそれより前のものですので適宜読み替えて下さい。

タスクの新規作成

メイン画面またはサイドメニューから「タスク」をタップします。

画面の右上にあるボタンをタップします。

タスクの件名、優先度など、必要な項目を入力したら、右上の マークをタップします。

 

タスクの編集・削除

編集or削除したいタスクをタップし、個別表示に切り替えます。

をタップするとタスクを編集できます。
削除するには をタップしてメニューから「削除」をタップします。

 

タスクの画面構成と操作

画面上部に配置されている共通ボタン( サイドメニュー、 検索、 作成、 アクション)の操作については こちらを参照して下さい。

タスクの画面構成と操作

個別表示の画面構成

 

各項目の説明と編集方法

  • 件名 /Subject

    タスクの件名を直接入力します。
  • 優先度 /Priority

    DejaTasksの共通設定で選択した優先度形式に応じた優先度を選択出来ます。※初期設定ではOutlook形式になっています。

    • Outlook形式:高, 標準, 低(High, Normal, Low)
    • 数字形式:Palm等で使用される5段階方式(1-5の数字)
    • 英字形式フランクリンプランナーで使用される英数字の組み合わせ(A-Zと1-99)
  • 終了 /Complete

    タスクが完了したらチェックを入れて終了フラグをつけることができます。進捗状況を管理する場合は、右側の「%」欄に達成率(全体の作業のどの辺か)を入力します。
  • 状態 /Status

    上記の達成率とは別に、現在の作業状態(状況)を入力します。

    • 未開始 /Not Started
    • 作業中 /In Progress:Outlookでは「進行中」
    • 完了 /Completed
    • 待機中 /Waiting
    • 遅延 /Deferred
  • カテゴリ /Category

    編集中のタスクに1つまたは複数のカテゴリ(分類)を割り当てることができます。「カテゴリを設定」をタップするとカテゴリの選択画面が開きます。

    「カテゴリを設定」をタップ

    割り当てたいカテゴリを選択

    カテゴリが割り当てられたところ。削除したい場合は アイコンをタップします。複数のカテゴリを割り当てる場合は、もう一度「カテゴリを設定」をタップします。

  • 開始日付・期限 /Start Date・Due Date

    タスクの開始日と期限を入力します。
    日付ボタン(※新規作成時は未設定)をタップすると選択用の「カレンダーダイアログ」を表示し、チェックをタップすると日付をクリアすることができます。

    赤丸部分をタップで日付設定。青丸部分をタップで日付クリア。

    日付選択用のカレンダーをタップして日付を入力できます。

  • アラーム /Alarm

    タスクにアラームを設定します。
    操作方法は 基本的に上記の開始日付や期限の入力と同じですが、日時ボタン(※新規作成時は未設定)をタップすると以下のような日時選択用のダイアログ(下記画像の一番右のもの)が表示されるので、ここからアラームの日時を入力します。

    タップして表示されるダイアログの関係

  • アラーム音 /Alarm tone

    既定のアラーム(OS標準の通知音)の他に、スマホ内のサウンドファイルから任意のアラーム音を指定できます。

    「既定のアラーム」をタップします。

    スマホ内のサウンドファイルを指定します。※画面は機種やOSのバージョンによって異なります。

  • パターン /Recurrence

    編集中のタスクを「定期的なタスク」として設定します。設定パターンは以下の6とおり。
    設例として期限が2015年6月1日(月)のタスクを例に説明します。

    【毎日】 /Daily

    繰り返しの条件を毎日にした場合は、繰り返しの基準日を「終了期日」にするか「完了日」にするかでオプションが変化します。

    • 繰り返しの基準 /Based on
      • 期日(定期的に繰り返す)
        期日を基準に繰り返します。
         

        毎1日間に指定した場合、6/1のタスクを「完了」させると、同じ内容のタスクが6/2を期限として作成されます。
         
      • 完了日を基準に期日を再生成
        タスクの完了日を基準に繰り返します。
         

        毎1日間に指定した場合、6/1のタスクを6/5に「完了」させると、同じ内容のタスクが6/6を期限として作成されます。
         
    • 日間
      繰り返しの間隔を指定します。
       

      毎1日間で毎日。毎2日間で隔日。つまり 日に1回タスクを発生させるといった具合に数字を入力します。
       
    • 繰り返し終了日
      繰り返し終了日のオプションは上記「繰り返しの基準/Based on」の指定によって変化します。
      • しない
        ひたすら繰り返します。習慣的なタスクなどを設定する場合に使います。
      • 日付指定
        指定した日付まで繰り返しの予定を作成します。特定の期間内で繰り返すタスクを設定する場合に使用します。
      • 回反復
        指定した回数を繰り返します。

    【毎週】 /Weekly

    繰り返しの条件を毎週にした場合は、繰り返しの基準日を「終了期日」にするか「完了日」にするかでオプションが変化します。指定の方法は、前述の「毎日」の場合とほぼ同じですが、こちらは曜日の概念が織り込まれている点で異なります。

    • 繰り返しの基準 /Based on
      • 期日(定期的に繰り返す)
        期日(の曜日)を基準に繰り返します。
         

        毎1週間に指定した場合、6/1(月)のタスクを「完了」させると、同じ内容のタスクが6/8(つまり次の月曜日)を期限として作成されます。
         
      • 完了日を基準に期日を再生成
        タスク完了日(の曜日)を基準に繰り返します。
         

        毎1週間に指定した場合、6/1(月)のタスクを6/5(金)に「完了」させると、同じ内容のタスクが6/12(つまり次の金曜日)を期限として作成されます。
         
    • 週間
      繰り返しの間隔を指定します。
       

      毎1週間で毎週。毎2週間で隔週。つまり 週に1回タスクを発生させるといった具合に数字を入力します。
       
    • 曜日
      「繰り返しの基準 /Based on」を「期日(定期的に繰り返す)」にした時に選択出来ます。あらかじめタスクの期日に該当する曜日が選択されています。
       

      月曜日と木曜日を指定した場合、6/1(月)のタスクを「完了」させると、同じ内容のタスクが6/4(木)を期限として作成されます。そして6/4(木)のタスクを「完了」させると、次は6/8(月)にタスクが作成されます。
       
    • 繰り返し終了日
      繰り返し終了日のオプションは上記「繰り返しの基準 /Based on」の指定によって変化します。
      • しない
        ひたすら繰り返します。習慣的なタスク(ex.習い事やゴミ出しなど毎週同じ曜日に発生するタスクなど)を設定する場合に使います。
      • 日付指定
        指定した日付まで繰り返しの予定を作成します。特定の期間内で繰り返すタスクを設定する場合に使用します。
      • 回反復
        指定した回数を繰り返します。

    【毎月・曜日指定】 /Monthly by Day

    繰り返しの条件を毎月・曜日指定にした場合、繰り返しの基準は「終了期日の曜日」になります。

    • ヶ月
      繰り返しの月間隔を指定します。
       

      毎1ヶ月で毎月。毎2ヶ月で隔月。
       

    • 繰り返し対象月の第何番目の該当曜日にタスクを発生させるかを指定します。
       

      「毎1ヶ月&週第1」を指定した場合、初回期限6/1(月)のタスクを「完了」させると、同じ内容のタスクが7/6(つまり翌月の第1月曜日)を期限として作成されます。
       
    • 繰り返し終了日
      繰り返し終了日のオプションは以下の2つです。
      • しない
        ひたすら繰り返します。習慣的なタスクなどを設定する場合に使います。
      • 日付指定
        指定した日付まで繰り返しの予定を作成します。特定の期間内で繰り返すタスクを設定する場合に使用します。

    【毎月・日付指定】 /Monthly by Date

    繰り返しの条件を毎月・日付指定にした場合は、繰り返しの基準日を「終了期日」にするか「完了日」にするかでオプションが変化します。操作方法は、上記「毎日」の方法と同じですが、やや挙動が異なります。

    • 繰り返しの基準 /Based on による違い
      • 期日(定期的に繰り返す)の挙動
        毎1ヶ月に指定した場合、6/1(月)のタスクを「完了」させると、同じ内容のタスクが7/1(つまり翌月の同日)を期限として作成されます。さらにその7/1のタスクを完了させると8/1期限のタスクが作成されます。
         
      • 完了日を基準に期日を再生成の挙動
        毎1ヶ月に指定した場合、6/1(月)のタスクを6/5(金)に「完了」させると、同じ内容のタスクが7/5(翌月の5日)を期限として作成されます。さらにその7/5のタスクを期限後(例えば8/1)に完了させると、9/1期限のタスクが作成されます。
         
        つまりこちらは、常に「完了」としてマークした日の翌月(もしくは設定した月間隔後)の応当日に予定が作成されます。
         

    【毎年・曜日指定】 /Yearly by Day

    繰り返しの条件を毎年・曜日指定にした場合、繰り返しの基準は「終了期日の月および曜日」になります。

    • 年間
      繰り返しの年間隔を指定します。
       

      毎1年間で毎年。毎2年間で隔年。
       

    • 繰り返し対象年の同月第何番目の該当曜日にタスクを発生させるかを指定します。
       

      「毎1年間&週第1」を指定した場合、初回期限2015/6/1(=6月の第1月曜日)のタスクを「完了」させると、同じ内容のタスクが2016/6/6(つまり翌年の6月第1月曜日)を期限として作成されます。
       
    • 繰り返し終了日
      繰り返し終了日のオプションは以下の2つです。
      • しない
        ひたすら繰り返します。習慣的なタスクなどを設定する場合に使います。
      • 日付指定
        指定した日付まで繰り返しの予定を作成します。特定の期間内で繰り返すタスクを設定する場合に使用します。

    【毎年・日付指定】 /Yearly by Date

    繰り返しの条件を毎年・日付指定にした場合は、繰り返しの基準日を「終了期日」にするか「完了日」にするかでオプションが変化します。操作方法は、上記「毎日」や「毎月・日付指定」の方法と同じですが、やや挙動が異なります。

    • 繰り返しの基準 /Based on による違い
      • 期日(定期的に繰り返す)の挙動
        毎1年間に指定した場合、2015/6/1(月)のタスクを「完了」させると、同じ内容のタスクが2016/6/1(つまり翌年同月の同日)を期限として作成されます。さらにその2016/6/1のタスクを完了させると2017/6/1期限のタスクが作成されます。
         
      • 完了日を基準に期日を再生成の挙動
        毎1年間に指定した場合、2015/6/1(月)のタスクを2015/6/5(金)に「完了」させると、同じ内容のタスクが2016/6/5(完了した日の翌年同月同日)を期限として作成されます。
         
        つまりこちらは、常に「完了」としてマークした日の翌年(もしくは設定した年間隔後)の応当月日に予定が作成されます。
         
  • ゲスト /With

    タスクの参加者を設定します。

    「連絡先追加」をタップします。

    連絡先一覧からタスクに追加する参加者をタップします。

    追加した参加者を削除する場合は、右側の をタップします。 複数の参加者を追加するには手順を繰り返します。

  • 添付ファイル /Attachment

    タスクにファイルを添付します。

    「添付ファイルを追加」をタップします。

    カメラを起動して撮影したり、ギャラリーやドキュメントフォルダなどからファイルを選択出来ます。

    添付したファイルの追加や削除方法は前述の「ゲスト」と同様です。
  • 場所 /Location

    タスクの実施場所を入力します。

    画像の赤丸部分をタップすると場所を直接入力できます。青丸部分をタップすると次のダイアログが表示されます。

    をタップした場合は、この画面で「場所を手動で入力」をタップします。 一般設定で「ロケーションピッカー」が「手動」になっている場合はこの画面は表示されません。

    基本的には次の赤丸部分をタップして直接入力するか、「場所を手動で入力」をタップして表示される住所用のフォーム(下記)に入力する方法で行います。フォームは日本語に対応しています。※なお、Googelマップから場所を検索する方法は、現在日本語に対応していません。

    DejaOffice内の地図機能を活用したい場合は、正しい書式で住所を記述する必要があります。フォームから入力することで正しい書式で記述することができます。

  • プロジェクト /Project

    タスクの属するプロジェクト名を入力します。
    例えば、引越をする場合、計画(プロジェクト)を「引越」として、各タスクの件名を「役所へ届出」、「引越業者の見積」などとして管理することができます。
  • プライベート /Private

    Outlookでいうところの非公開オプション。プライベートにチェックを入れると、パスワードロックによる非表示・マスキングや、Outlookとの同期対象から除外させるなど、情報制御の対象として取り扱うことができます。
  • 備考 /Notes

    Outlookでいうところのタスクの「メモ」欄です。追加で記述したい情報などを自由に入力できます。

 

アクションボタンから利用できる機能

一覧表示モードで表示されるメニュー

検索

タップすると検索モードになります。

追加

タップするとアイテムを新規作成します。

テキストを読み上げ

タップすると表示中の画面のテキスト(予定一覧やメモ、タスクなど)を読み上げます。日本語で読み上げることも可能です。

メモの読み上げ画面。ボリュームや読み上げ速度の調整、再生や一時停止もできます。

こちらはタスク一覧を読み上げさせているところ。

日本語読み上げができない場合は、こちらの設定を確認してみて下さい。
Ver. 3.2.11では、期限などの日付に関する項目の読み上げに不具合があるようですが今後の改善に期待したいところです。

 

カテゴリ

一覧表示の時と、個別表示の時で動作が異なり、一覧表示の時は、表示させるカテゴリの絞り込み機能が提供されます。

【一覧表示時】
表示させたいカテゴリにチェックを入れ「OK」をタップします。

 

終了した仕事を表示

このオプションにチェックをつけると完了したタスクを含めた一覧を表示します。チェックを外すと、完了したタスクは非表示になります。

期限を過ぎた仕事を表示

このオプションにチェックをつけると期限切れのタスクを含めた一覧を表示します。チェックを外すと、期限切れのタスクは非表示になります。

並べ替え

指定した項目を基準にしてアイテムの並べ替えを行います。並べ替えのキーは以下のとおり。
  • タスク /Tasks のキー
    件名・優先度・状態・期限・開始日・アラーム・進捗度・カテゴリ

 

グループで分ける

指定した項目を基準にしてアイテムをグループ分けして表示します。グループ分けのキーは以下のとおり。
  • タスク /Tasks のキー
    なし・場所・カテゴリ・優先度・状態・関連づけられた連絡先・期限・GTDステータス・プロジェクト
    GTDステータスによるグループ分け:OutlookのTODOバーのように、日付ではなく「今日」「明日」といったタスクのグループ分け表示を行います。

 

並び替え順

アイテムの昇順・降順を切り替えます。

 

表示(の範囲)

アイテムの表示範囲(期間)を指定します。

  • 過去7日間を表示
  • この先7日間を表示
  • 30日先まで表示
  • 90日先まで表示
  • 今日を表示
  • アクティブなタスクを表示
    アクティブなタスクとは、以下の要件のいずれかを満たすものを指します。

    • 期限が今日以前のもの
    • 期限のないもの
    • 期限は明日以降だが、開始日が今日以前のもの
  • 全てを表示

 

文字サイズ

画面表示の文字サイズを3段階で変更できます。
文字サイズは「一般設定画面」でからも全ての機能の文字サイズを変更できますが、アクションメニューから変更できるのは、表示中の機能に関するものだけです。

変更したい文字サイズを選択し、適用範囲を指定します。

例:タスク一覧の表示サイズの変更比較。スマホ画面の解像度に合わせて使いやすいサイズを選べます。

 

指定カテゴリのタスクを未完了にする

指定したカテゴリに属するタスクを「未完了」にします。
私はGTDに詳しくないので、この機能の使い方がよく分かりませんが、以下のように使っても便利だと思います。いずれにしてもこの操作は、いったん完了させたタスクデータそのものを更新してしまうので、「完了した」という履歴を残しておく必要のないものを設定すると良さそうです。

  1. 定期的なタスクとして設定できないような、1日の中で数回繰り返すようなタスク(トレーニングのメニューなど)を期限なしで設定し、カテゴリに属するタスクメニューをこなしたら、完了フラグをまとめてクリアして、次のセットに取りかかる
  2. 週に一度、またはひと月に一度行うタスクや目標だが、曜日や日付が曖昧で変動するようなもの

 

期限切れタスクを繰り越す

リスト内の「期限切れのタスク」の期限をまとめて今日に繰り越します。

 

設定

タップすると表示中の機能に関する設定画面に移動します。

 

タスクの場所を地図表示

現在地から最寄りのタスク実行場所をGoogelマップ上にプロットします。

初めて使う時やタスクの場所を追加・更新した場合は、位置情報のスキャンが実施されます。

スキャンが終わるまで少し待ちます。

 

スキャン後にもう一度「タスクの場所を地図表示」をタップするとGoogleマップ上にタスクの実行場所がプロットされます。

画面右下のアイコンをタップして、DejaOffice内のGoogleマップ表示から、ネイティブのGoogleマップアプリに切り替えて、周辺検索やナビをすることも出来ます。

タスクの実行場所がGoogleマップで認識できる、正しい書式で入力されていないとプロットされないことがあります。

 

個別表示モードで表示されるメニュー

編集

タップするとアイテム編集画面を表示します。

削除

タップするとアイテムを削除します。なお、削除する際に確認のダイアログが表示されます。

完了/未完了

タップしてタスク完了・未完了を切り替えます。

テキストを読み上げ

表示中のタスクの内容を 音声読み上げします(詳細は前述のとおり)。

タスクを送信

表示中のタスクの内容を、「.vcs」 ファイルに出力し、メール等で送信します。

送信(または共有)する方法を選択します。例としてGmailを選択してみます。

「.vcs」ファイルが添付された状態でメール作成画面が開きました。

テンプレート作成

表示中のタスクの内容を基に テンプレートを作成できます。

コピー

表示中のタスクの内容(全フィールド)をクリップボードにコピーします。

フォローアップを作成

表示中のタスクに関連・継続する予定やタスクを作成します。 基本的には予定やタスクの新規作成と同じですが、このアクションをタップすると、同時に表示中のタスクの内容がクリップボードにコピーされています。

予定を複製

表示中のタスクを予定としてコピーします。

文字サイズ

表示文字サイズを変更します(詳細は前述のとおり)。

ショートカットを作成

スマホのホーム画面に、表示中のタスクに関するアクションのショートカットを作成します。

  • レコードを表示:表示中のタスクへのショートカット(閲覧モード)
  • レコードを編集:表示中のタスクへのショートカット(編集モード)
  • レコードを追加:タスクの新規作成のショートカット

 

作成・編集モードで表示されるメニュー

保存

タップすると作成・編集中のアイテムを保存します。

キャンセル

タップするとアイテムの作成を中止、もしくは編集中の内容を破棄します。

削除

タップすると編集中のアイテムを削除します。
この方法による削除は、削除する際に確認のダイアログが表示されませんので注意して下さい。

 

テンプレートを適用

編集中のアイテムにあらかじめ作成したテンプレートを適用します。