Toodledoとの同期設定


EVO Collaborator for Outlook は、Ver1.0.100から人気タスク管理サービスToodledoとの同期に対応しました。

このページでは OutlookとToodledoとの同期設定 (Outlook とToodledoのタスクを同期させる設定)について説明します。また、記事の後半では、Toodledoの多彩な管理項目(スター、フォルダ、5段階の優先度など)をOutlookと適切に同期させるための操作について解説します。

初めて同期させる場合は、あらかじめデータのバックアップをとっておくことをおすすめします。

アカウント設定

「プロファイルの設定」ボタンをクリックし、次の手順で必要事項を入力していきます。GoogleやYahooとの同期設定の場合と異なり、アカウント設定画面では、直接、Toodledoのユーザー名やパスワードを入力しません。Toodledoの場合は、ソフト側で、ユーザーパスワードを保存しなくても済む、セキュリティの高い方式を採用しているためだそうです。(技術的な仕組みについて、知りたい方は、Toodledoの開発者向けドキュメント(英語)を参照して下さい。)

① 左のプロファイルエリアから、「Toodledo」を選択

② 同期設定欄で、Outlook側のカレンダー、連絡先、タスクの場所を指定(※)

③ 画面下の「テスト」ボタンをクリック

④ ECOが、アカウントへアクセスするためのログイン画面が開いたら、Toodledoのアカウントとパスワードを入力し、「Authorize」 をクリック

⑤ 「認証が完了したので、このウィンドウを閉じて下さい」とのメッセージが表示される。→閉じる。

⑥ アカウント情報の取り込みに成功すると「Success」と表示されるので、「OK」をクリック

⑦ 同期に必要な情報が自動で入力された

上記②の補足

同期設定欄で、Outlook側のカレンダー、連絡先、タスクの場所を指定する方法は、以下のとおりです。

フォルダアイコンをクリックして指定する。

次の画像の手順を参考にして、それぞれの項目を指定して下さい。 なお、Toodledoで同期するのは、タスクのみですが、本記事執筆時点(ECOのVer1.0.102)では、3種類ともフォルダを指定しておく必要がありました。タスクについては同期させたいタスクフォルダを指定し、予定表や連絡先については、とりあえずダミーのフォルダを作成して指定しておけば良いでしょう。

① ダミー用の連絡先を指定

② ダミー用の予定表を指定

③ 同期させたいタスクを指定

設定を保存する

アカウント設定、同期設定が完了したら、(もしくは、設定内容に、何らかの変更を加えた場合)、最後にもう一度「テスト」ボタンをクリックして、「Success」ダイアログを確認してから、画面一番下の「適用」ボタンをクリックし、「閉じる」をクリックします。

【重要】 最後に必ず、「テスト」ボタン>「適用」>「閉じる」の手順を踏むこと!

下の画像のように、変更後、「適用」ボタンがグレーアウトした状態で閉じてしまうと、設定が保存されません。※これは仕様です。

初回同期時に必要な操作 【重要】

ECOでは、同期設定が終わり、初回同期が実行されると、まず、クラウドサービス側のデータのみがOutlook側へ同期されます。Outlook側に既存のデータがある場合は、次の操作が必要になります。  既存のデータをアップロードする

 

Toodledoの多彩なタスク項目への対応

冒頭に書いたとおり、Toodledoの多彩な管理項目(スター、フォルダ、5段階の優先度など)をOutlookと適切に同期させるには、Outlook側で若干の設定をしてあげる必要があります。

分類項目マスターの定義方法

Toodledoのタスク管理項目はOutlookのタスク管理項目より複雑なので、Outlook側で対応していない管理項目は、分類項目として同期されます。 詳しくはToodledoとの同期検証結果を参照して下さい。

Outlook側で対応していないタスク管理項目は「分類項目」として同期される

同期に使われる絵文字の一覧

ToodledoからOutlookへの一方向の同期だけであれば、特に何もする必要はありませんが、Outlookでタスクを作成する際、Toodledoのスター、フォルダ、5段階の優先度等を設定するには、以下の手順で定義した分類項目を、作成するタスクに割り当てます。

① Toodledo側で作成したタスクをOutlookに同期させる

まず、既存のものでもダミーで作成したものでも構いませんので、Toodledo側でスター、フォルダ、5段階の優先度等を割り当てたタスクをOutlookへ同期させておきます。

② Toodledo側から同期された「仮の分類項目」をOutlookの分類項目マスターに登録する

Toodledoから同期されたタスクには、スター、フォルダ、5段階の優先度等が、「仮の状態」で、Outlookに分類項目として割り当てられています。この割り当てられた「仮の分類項目」を、Outlookの分類項目マスターに登録していきます。

① タスクを開いて、ツールバーから「分類」ボタンをクリック

② すべての分類項目をクリック

③ 分類項目を管理するウィンドウが開いたら、Toodledoから同期された「仮の分類項目」を選択し、右側の「新規作成」ボタンをクリック

④ 新しい分類項目の追加ダイアログで、「OK」をクリックし、分類項目マスターに登録。※色はお好みで。

⑤ その他の項目も、同じ手順で、分類項目マスターに登録していく。

⑥ 分類項目マスター登録後のタスク画面

タスク作成時の操作手順

Toodledoのタスク管理項目をOutlookno分類項目マスターに定義したら、実際にOutlookのタスクで割り当ててみましょう。

① タスク作成時に、分類項目から、Toodledo用の管理項目を選択する。

② 例として、スター、テストフォルダ、優先度「TOP」を割り当ててみた。

③ Toodledoに正しく同期された。

ヒント

このように、OutlookでToodledoのタスクを登録する時は、クラウド上のToodledoでの操作に比べて、ひと手間かかってしまいますが、最初に分類項目マスターを設定してしまえば、あとはそれほど面倒ではありません。少しでも効率よく管理項目を割り当てるために、分類項目にショートカットを設定しておくと良いでしょう。ショートカットの設定は簡単です。分類項目の管理画面で、ショートカットを割り当てたい分類項目を選択し、右側のドロップダウンからショートカットキーを選択するだけです。