鉄板ノートサービス EvernoteとOutlookを同期 する


ここでは、gSyncitで EvernoteとOutlookを同期 させる手順を説明します。最も簡単に使う場合は、「1.Evernoteアカウントとの対応付け(Notes Mapping)」をおこなうだけで大丈夫です。同期させる内容や分類を細かく指定したい場合は、2以降の設定項目を参考に設定をしましょう。同期させる前にあらかじめデータのバックアップをとっておくことをおすすめします。  参考:初回同期の前にデータをバックアップしておく

EvernoteとOutlookのメモを同期させると,文字装飾や文章中の画像はクリアされますので,同期させる際は十分にご注意ください。あらかじめEvernote側で,Outlookのメモと同期させるプレーンテキスト専用のノートを作成し,gSyncitの設定で指定することをお勧めします。

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1.Evernoteアカウントとの対応付け (Notes Mappingタブ)

Evernoteとの同期設定を行うには,まず設定画面を開き,

  1. 「Evernote Sync」メニューを展開させ,
  2. 「Notes Sync」をクリック
  3. 画面右下の「New」ボタンをクリックします。

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「Note Mapping」が開くので,
Evernote Accountの,Username:欄に,Evernoteのユーザーネームを入力し,「Authorize Access」ボタンをクリックします。※Username欄には,Googleアカウントが入力されている場合がありますが,その場合は,Evernoteのアカウントを入力し直してください。

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gSyncitがEvernoteにアクセスするための認証画面が開きますので,画面の指示に従いユーザー名とパスワードを入力しサインインします。

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サインインすると,画面のようにgSyncitがEvernoteのアカウントにアクセスすることを許可するか聞いてきますので,「承認する」をクリックします。

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Evernote側の承認が完了すると,gSyncit側でも,以下の画面が表示されます。

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Notes Mappingタブの Statusが,Authorized(認証済み)に変化します。

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次に,Outlookのメモと同期させるEvernote側のノートブックをドロップダウンメニューから選択します。Evernoteで作成している任意のノートブックが表示されます。Outlookのメモ用に,Evernoteに専用のノートブックを作成しておくことをお勧めします

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今度は,同期させるOutlook側のメモフォルダーを指定します。Outlook Notes の「Outlook Notes Folder」の「Select Notes…」ボタンをクリックし,フォルダーの選択画面が開いたら,同期させたい任意のメモフォルダーを選択して,「OK」ボタンをクリックします。

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指定したメモフォルダのアドレスが,自動で入力されます。

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なお,「Mapping Description」は,この設定の備考欄として記入できますが,特に記入の必要はありません。

 

2.同期オプションの設定 (Sync Optionsタブ)

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項目初期値日本語訳・備考
Primary Note sourceOutlook Notes初回同期の元になるメモ(ノート)を選択します。
Outlook to Evernote(Update Evernote notes with Outlook notes)オンOutlookからEvernoteへの同期を有効にします。
Evernote to Outlook(Update Outlook notes with Evernote notes)オンEvernoteからOutlookへの同期を有効にします。
Always overwrite older note items when conflict encountered.オン競合が発生した場合は,古いメモ(ノート)を上書きします。
Automatically continue synchronizing on failure.オフエラーが発生した場合でも同期を継続します。
Manually confirm deleting notes.オン削除されたメモ(ノート)を手動で確認します。
Allow notes to be deleted.オンメモ(ノート)の削除を許可します。
Remove duplicate entries.オフ同期の際に,重複したメモ(ノート)を削除します。

 

3.Outlookの分類項目を同期させる (Outlook Categoriesタブ)

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上半分の「Define a set of categories to filter/assign Outlook notes」欄は,OutlookのメモからEvernoteへの同期をする際にOutlookの分類項目でフィルタリングしたり,Evernote側から同期されるメモ(ノート)にOutlookの分類項目を割り当てるための設定を行います。

なおこの欄は,下の「Category Options」欄で,

  • Only sync notes to Evernote that contain one or more these categories.
  • Don’t sync notes to Evernote that contain any of these categories.

のいずれかのオプションを選択した場合のみ操作が可能です。
 
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プルダウンメニューから下記「Category Options」欄で指定したい分類項目を選択して,「Add Category」ボタンをクリックすると,すぐ下の枠に指定した分類項目が追加されます(画面は,「個人用」という分類項目を追加した例)。

指定した分類項目を削除したい場合は,削除したい分類項目をクリックして,「Remobe Category」ボタンをクリックします。

 

下半分の「Category Options」欄について

項目(選択式)日本語訳・備考
Don’t filter by category (sync all items)デフォルト設定。全てのメモ(ノート)を同期します。
Only sync uncategorized Outlook notes to Evernote.未分類のOutlookメモのみEvernoteに同期します。
Only sync notes to Evernote that contain one or more these categories.分類項目が割り当てられているメモ(ノート)のみEvernoteに同期します。
Assign all these categories to notes imported from Evernote docs.Evernoteから同期された文書すべてに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
Don’t sync notes to Evernote that contain any of these categories.「Define a set of categories to filter/assign Outlook contacts」で追加した分類項目を同期しません。
Assign these categories to new notes imported form Everote.Evernoteから同期された新しいノートのみに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
Automatically sync Outlook categories with Evernote notebooks.Evernoteのノート名とOutlookの分類項目を自動で同期します。
Automatically sync Outlook categories with Evernote tags.Evernoteのタグ名とOutlookの分類項目を自動で同期します。

 

4.同期履歴の初期化 (Repairタブ)

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修復を行います。 内部同期テーブルを再調整するには、「Reset Sync History」ボタンをクリックします。

例えば,同期動作に問題発生した場合に,一端Evernote側のメモ(ノート)を全部削除して,Outlook側から再度同期をやり直したい場合などは,「Reset Sync History」を実行し,Evernote側の削除による同期を回避してから改めて同期を行います。

 

5.EvernoteとOutlookの同期制限

当たり前といえば当たり前ですが,Outlookのメモはプレーンなテキストのみなので,Evernote側で,フォントや装飾といった書式を施してもOutlook側に反映はされません。

結論からいいますと,画像等が含まれるノートは,Outlookのメモと同期させない方が良いです。だからといって,OutlookとEvernoteの同期が使えないわけではありません。

Outlookのメモは,ちょっとしたことを素早く要点で書き留めておく付箋的な使い方のため,そういった用途に絞ってEvernoteに同期専用の速記ノートを作成し,そのノートとOutlookのメモを同期すればよいのです。

スマホのEvernoteで素早くメモした結果がOutlookのメモ帳に反映されるようにし,またその逆を実現するのが,gSyncitにおけるこの機能の役割だといえます。

念のため,次のテストを実施してみました。

①Evernoteで新規作成した場合のOutlook側の同期結果

まず,WEBのEvernoteで,同期テスト用に,フォントの種類や装飾,インデント,箇条書き,リンク,画像,添付ファイルを施したノートを作成しました。

 

まず,WEBのEvernoteで,同期テスト用に,フォントの種類や装飾,インデント,箇条書き,リンク,画像,添付ファイルを施したノートを作成しました。

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同期結果は当然,テキストのみでした。

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②Evernoteで書式や画像付きのノートをOutlookに同期した場合で,Outlook側で何らかの編集をした場合

①で同期したメモをOutlook側で編集した場合,同期後のEvernoteにはどのように反映されるのか見てみます。

 

Outlookで開いた先ほどのメモの各行の後ろに※をつけてみます。

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同期後,Evernoteを確認すると,見事にすべての文字装飾等が外れ,文章中の画像も一番下に押しやられていました。

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以上のことから,Evernoteとの同期はプレーンなテキストのみでということを再確認出来ました。が,上記画面の通り,Evernoteで添付された画像やファイルは,Outlookとの同期を経ても保持されるようです。

 

6.Outlookで分類項目を削除した場合の,Evernote側のタグ表示

gSyncitでEvernoteのアカウントにアクセスする設定をした際に,以下のように,gSyncit側から,ノートのタグを削除できない旨の記述がありましたのでテストしてみました。

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なお,Evernoteのタグと,Outlookメモの分類項目を同期させるには,「Automatically sync Outlook categories with Evernote tags.」のオプションをオンにする必要があります。

下の画面は,Evernoteで「test」とタグ付けした,「同期テスト」というタイトルのノートをOutlookに同期した結果です。

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上記分類項目の「test」のチェックを外して,Evernoteと同期してみます。

 

結果は,・・・

 

残念ながら,Outlookの分類項目をクリアしても,一度Evernoteにタグ付けされたものは,タグがついたままでした。

Outlookの分類項目をクリアしても,Evernoteのタグは外れていないので,再度同期した際に,Outlookの分類項目が復活します。ただし,ノートもしくはメモの本文に何らかの編集を加えないと,同期がスキップされるので,その場合はOutlookの分類項目は復活しません。

以上から,タグと分類項目を同期させる設定をする方は,分類項目を解除した際には,Evernoteのタグ付けをメンテナンスする必要がありますのでご注意ください。