OutlookメモとGoogleドライブの同期設定


ここでは OutlookメモとGoogleドライブの同期設定 を説明します。最も簡単に使う場合は、「1.Googleアカウントとの対応付け(Notes Mapping)」をおこなうだけで大丈夫です。同期させる内容や分類を細かく指定したい場合は、2以降の設定項目を参考に設定をしましょう。同期させる前にあらかじめデータのバックアップをとっておくことをおすすめします。  参考:初回同期の前にデータをバックアップしておく

Outlookのメモもスマホに同期出来るOutlookライクなシステム手帳アプリ「DejaOffice

1.Googleアカウントとの対応付け (Notes Mappingタブ)

ここでは,Googleドライブとの同期設定を行います。なお,IMAPをオンにしていれば,Gmailとの同期も可能です(下記4参照)。ただしGmailの場合は,読み取り専用となります。

 

設定画面左上の「Google Sync」内の「Notes Sync」をクリックし,続いて画面右下の「New」をクリック。(下の画面は,設定済みのもの)

gsyncit-notes01

 

Googleドライブとの同期設定画面が開いたら,「Notes Mapping」タブで,まずは「Googleドライブ」側の必要項目を設定します(上半分「Google Account」の箇所)。

  1. 「Account Type」を「Google」
  2. 「Username」と「Password」を入力して,「Verify Account」をクリック
  3. 「Manage notes in:」で,「Google Drive」を選択し,下の「GoogleDrive Folder(Collection)のドロップダウンリストから,Outlookのメモを同期させるフォルダを選択します。(Googleドライブ側で別途フォルダを作成していなければ,「default」が自動的に選択されます。この場合は,Googleドライブの「マイドライブ」にOutlookのメモが同期されます。)

gsyncit-notes02

 

次に,Outlook側の必要項目を入力します(下半分「Outlook Notes」の箇所)。

gsyncit-notes03

 

「Select Notets」をクリックして,Outlook側の同期させたいメモフォルダーを選択します。

gsyncit-notes04

 

選択して,「OK」をクリックすると,自動的にOutlookのメモの場所が読み込まれます。

gsyncit-notes05

 

Mapping Descriptionの欄は,同期設定の名称などの説明を日本語等で入力します(特に入力は不要です)。

gsyncit-notes06
 

2.同期オプションの設定 (Sync Optionsタブ)

gsyncit-notes07

項目初期値日本語訳・備考
Primary Note sourceOutlook Notes初回同期の元になるメモ(ノート)を選択します。
Outlook to Google DriveオンOutlookからGoogleへの同期を有効にします。
Google Drive to OutlookオンGoogleからOutlookへの同期を有効にします。
Always overwrite older note items when conflict encountered.オン競合が発生した場合は,古いメモ(ノート)を上書きします。
Automatically continue synchronizing on failure.オフエラーが発生した場合でも同期を継続します。
Manually confirm deleting notes.オン削除されたメモ(ノート)を手動で確認します。
Allow notes to be deleted.オンメモ(ノート)の削除を許可します。
Remove duplicate entries.オフ同期の際に,重複したメモ(ノート)を削除します。

 

3.Outlookの分類項目を同期させる (Outlook Categoriesタブ)

gsyncit-notes08

上半分の「Define a set of categories to filter/assign notes」欄は,OutlookのメモからGoogleドライブへの同期をする際にOutlookの分類項目でフィルタリングしたり,Google側から同期されるメモ(ノート)にOutlookの分類項目を割り当てるための設定を行います。

なおこの欄は,下の「Category Options」欄で,

  • Only sync notes to Google Drive that contain one or more these categories.
  • Don’t sync notes to Google Drive that contain any of these categories.

のいずれかのオプションを選択した場合のみ操作が可能です。

gsyncit-notes09

プルダウンメニューから下記「Category Options」欄で指定したい分類項目を選択して,「Add Category」ボタンをクリックすると,すぐ下の枠に指定した分類項目が追加されます。

指定した分類項目を削除したい場合は,削除したい分類項目をクリックして,「Remobe Category」ボタンをクリックします。

下半分の「Category Options」欄について

項目(選択式)日本語訳・備考
Don’t filter by category (sync all items)デフォルト設定。全てのメモ(ノート)を同期します。
Only sync uncategorized Outlook notes to Google Drive.未分類のOutlookメモのみGoogleドライブに同期します。
Only sync notes to Google Drive that contain one or more these categories.分類項目が割り当てられているメモ(ノート)のみGoogleドライブに同期します。
Assign all these categories to notes imported from Google Drive.Googleドライブから同期されたノートすべてに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
Don’t sync notes to Google Drive that contain any of these categories.「Define a set of categories to filter/assign Outlook contacts」で追加した分類項目を同期しません。

 

4.IMAPの接続設定 (Connectionタブ)

「Connection」タブでは, 「Notes Mapping」タブでメモ代わりに使用しているGmailをIMAPで取り込む設定にしている場合に,gSyncitがGmailにIMAPでアクセスするための設定(IMAPサーバーの指定)を行います。

gsyncit-notes10

なお,Outlookメモ(ノート)の同期を,Googleドライブとの間で行う設定にしている場合は必要が無いので,「Connection」タブの値を編集することはできません(上記のようにグレー表示になっています)。

Gmailとの同期を行う場合でも,デフォルト値で問題ないはずですが,うまくいかない場合は,念のためGmailのヘルプでIMAPの設定値等を確認してみてください。
 

メモ代わりに使っているGmailとの同期方法

まず,Gmailの設定画面にアクセスして,IMAP接続が有効になっているかを確認します。

有効になっていない場合は,IMAPを有効にするを選択して,画面下部の「変更を保存」をクリックします。

gsyncit-notes11

次に,gSyncitの「Notes Mapping」タブに戻り,「Manage notes in:」 の欄で,「Gmail (Read-Only)」のラジオボタンをクリックして選択します。

すぐ下の「Gmail Notes Folder」のドロップダウンメニューから,参照させるGmailのフォルダラベル(メモ用のメールを保存している任意のフォルダラベル)を選択します。

※Gmailの下書きフォルダを,メモ代わりに使用している人もいらっしゃると思いますが,今のところ下書きフォルダは指定できないようです。

以上の設定を終えると,「Connection」タブの設定値の編集が可能になります(下図のようにグレー表示が解除されます)。

 

5.同期履歴の初期化 「Repair」タブ

gsyncit-notes14

修復を行います。内部同期テーブルを再調整するには、「Reset Sync History」ボタンをクリックします。

例えば,同期動作に問題発生した場合に,一端Google側のメモ(ノート)を全部削除して,Outlook側から再度同期をやり直したい場合などは,「Reset Sync History」を実行し,Google側の削除による同期を回避してから改めて同期を行います。