OutlookのTODOとGoogleタスクの同期設定


ここでは OutlookのTODOとGoogleタスクの同期設定 を説明します。最も簡単に使う場合は、「1.Googleアカウントとの対応付け(Task Mapping)」をおこなうだけで大丈夫です。同期させる内容や分類を細かく指定したい場合は、2以降の設定項目を参考に設定をしましょう。同期させる前にあらかじめデータのバックアップをとっておくことをおすすめします。  参考:初回同期の前にデータをバックアップしておく

1.Googleアカウントとの対応付け (Task Mappingタブ)

設定画面左上の「Google Sync」内の「Task Sync」をクリックし,続いて画面右下の「New」をクリック。(画面は,設定済みのもの)

gsyncit-task01

 

Googleとの同期設定画面が開いたら,「Task Mapping」タブで,まずはGoogle側の必要項目を設定します(上半分「Google Tasks」の箇所)。

  1. 「Account Type」を「Google」
  2. 「Username」と「Password」を入力して,「Verify Account」をクリック
  3. 「Manage tasks in:」で,「Google Tasks」を選択し,下の「GoogleTask Listのドロップダウンリストから,Outlookのタスク(TOODO)と同期させるGoogle側のリストを選択します。(Google側のタスクを全て同期する場合は,「all tasks」を選択します)

gsyncit-task02

 

次に,Outlook側の必要項目を入力します(下半分「Outlook Tasks」の箇所)。

gsyncit-task03

 

「Select Tasks」をクリックして,Outlook側の同期させたいタスク(TODO)フォルダーを選択します。

gsyncit-task04

 

選択して,「OK」をクリックすると,自動的にOutlookのタスクの場所が読み込まれます。

gsyncit-task05

 

Mapping Descriptionの欄は,同期設定の名称などの説明を日本語等で入力します(特に入力は不要です)。

gsyncit-task06

 

2.同期オプションの設定 (Sync Optionsタブ)

gsyncit-tasks07

下の表のグレーの網がけ部分は,「Task Mapping」タブで,Googleカレンダーとの同期を選択している場合のみ機能します。

項目 初期値 日本語訳・備考
Primary Tasks Outlook Tasks 初回同期の元になるタスク(※2)を選択します。
Outlook to Google (Update Google events
/tasks with Outlook tasks)
オン Outlookのタスクに合わせてGoogleタスク(※2)を更新します。
Google to Outlook (Update Outlook tasks with Google events/tasks) オン Googleのタスク(※2)に合わせてOutlookのタスクを更新します。
Always overwrite older tasks/events when conflict encountered. オン 競合が発生した場合は,古いタスク(※2)を上書きします。
Sync tasks/events marked as private/confidential. (※1)オン 限定公開,非公開のタスクを同期します。
Sync tasks/events marked as public. (※1)オン 一般公開扱いのタスクを同期します。
Sync task/event reminders. (※1)オン タスクのアラームを同期します。
Sync Outlook task properties in the Google event description. (※1)オン Googleカレンダーの予定(イベント)の説明と,Outlookタスクの概要(説明)を同期させる
Automatically continue synchronizing on failure. オフ 同期が失敗しても自動的に同期を継続する。
Manually confirm deleting tasks/events. オン 手動でタスクの削除を確認。
Allow tasks/events to be deleted. オン タスクの削除を許可します。
Sync Outlook tasks that do not have a ‘Due Date’. (※1)オン 期限のないOutlookのタスクを同期します。
Sync Outlook tasks to Google using only the ‘Due Date’. (※1)オフ Googleで期日を使用しているタスクのみ同期します。
Sync Outlook tasks reminder date/time with Google event start date/time. (※1)オフ Outlookタスクの「アラーム日時」と,Googleカレンダーの「予定の開始日時」を同期します。
Sync Outlook task due date with Google event start date/time. (※1)オフ Outlookタスクの「期日」とGoogleカレンダーの「予定の開始日時」を同期します。
Sync Outlook task start date with Google task due date. オフ Outlookタスクの「開始日」とGoogleタスクの「期日」を同期します。
Do not sync tasks after being marked as completed. オフ 完了済みとしてマークされたタスクは以後同期しません。
Include cleared (archived) Google tasks in the task sync. オフ 消去(アーカイブ)されたGoogleタスクを同期に含めます。
Remove duplicate entries. オン 同期の際に,重複したタスク(※2)を削除します。

※1 「Task Mapping」タブで,Googleカレンダーとの同期を選択している場合のみ機能します(Googleタスクとの同期を選択している場合は,変更できません)。

※2 「Task Mapping」タブで,Googleカレンダーとの同期を選択している場合は,Googleカレンダーのイベントと読み替えてください。

 

3.同期範囲の設定 (Sync Rangeタブ)

ここでは,タスク(TODO)の同期範囲を設定することができます。

Application Settings」の「Sync Options」画面の共通設定で行った同期範囲は,Googleカレンダーとの同期に関するものですので,タスクの同期範囲はこちらで指定したものが適用されます。通常は,初期設定(All Items)のままで問題ありません。

gsyncit-tasks08

同期させる範囲を次の三種類から選択します。

項目 備考
All Items 初期値。全てのタスクを同期します。
Fixed Date Range 具体的な日付の範囲で同期します。gsyncit-tasks09
Day Range 今日を起点として,過去及び将来の同期範囲を指定します。gsyncit-tasks10

 

項目 備考
Sync items from:xxx Days back from current date. 同期実行時の現在日付から何日前までのタスク(TODO)を同期する。(数値を指定する)
Sync items to:xxx Days ahead from current date. 同期実行時の現在日付から何日先までのタスク(TODO)を同期する。(数値を指定する)

 

4.Outlookの分類項目を同期させる (Outlook Categoriesタブ)

gsyncit-tasks11

上半分の「Define a set of categories to filter/assign tasks」欄は,OutlookのタスクからGoogleタスクへの同期をする際にOutlookの分類項目でフィルタリングしたり,Google側から同期されるタスクにOutlookの分類項目を割り当てるための設定を行います。

なおこの欄は,下の「Category Options」欄で,

  • Only sync tasks to Google calendar/tasks that contain one or more these categories.
  • Do not sync tasks to Google calendar/tasks that contain any of these categories.
  • Assign these categories to new tasks imported form Google calendar/tasks.

のいずれかのオプションを選択した場合のみ操作が可能です。

gsyncit-tasks12

プルダウンメニューから下記「Category Options」欄で指定したい分類項目を選択して,「Add Category」ボタンをクリックすると,すぐ下の枠に指定した分類項目が追加されます。指定した分類項目を削除したい場合は,削除したい分類項目をクリックして,「Remobe Category」ボタンをクリックします。

下半分の「Category Options」欄について

項目(選択式) 日本語訳・備考
Don’t filter by category (sync all items) デフォルト設定。全てのタスク(※)を同期します。
Only sync uncategorized Outlook tasks to Google Calendar. 未分類のOutlookタスクのみGoogleタスク(※)に同期します。
Only sync tasks to Google calendar/tasks that contain one or more these categories. 分類項目が割り当てられている予定のみGoogleタスク(※)に同期します。
Assign all these categories to tasks imported from Google calendar/tasks. Googleタスク(※)から同期されたタスクすべてに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
Do not sync tasks to Google calendar/tasks that contain any of these categories. 「Define a set of categories to filter/assign Outlook contacts」で追加した分類項目を同期しません。
Assign these categories to new tasks imported form Google calendar/tasks. Googleタスク(※)から同期された新しいタスクのみに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
Automatically sync Outlook categories with Google task lists. GoogleタスクのリストとOutlookの分類項目を自動で同期します。

 

5.既定表示の同期方法の設定 (Defaultsタブ)

「Defaults」タブでは,OutlookやGoogleで新規タスク作成時に,それぞれ既定入力される項目を,どのように同期させるかを指定します。

具体的には,Googleカレンダーをタスク管理に使用している場合のGoogleカレンダー側の予定(イベント)の通知方法,タスクが,Outlook側に同期される際に,強制的に付加する優先度を指定します。

gsyncit-tasks13

Google Events
項目 初期値 日本語訳・備考
Default reminder type when creating new Google events: Pop-up (注)「Task Mapping」タブで,Googleカレンダーとの同期を選択している場合のみ機能します(選択していない場合は操作できません)。Googleカレンダーに新しいタスクイベントが作成された場合の既定のアラーム(通知)のタイプを選択します。

  • Default(Google既定)
  • Pop-up(ポップアップ)
  • E-Mail(メール)
  • SNS(モバイル)
  • None(なし)

 

Outlook Events
項目 初期値 日本語訳・備考
Task priority when syncing new Google tasks to Outlook: Normal Googleタスクから新しいタスクがOutlook側へ同期される際に,強制的に付加する優先度をしていします。

  • Low(低)
  • Normal(標準,Outlook既定)
  • High(高)

 

6.メールをタスクとして管理する方法 (Followup Tasksタブ)

Outlookでは,メールをフォローアップし,タスクとして追跡管理するために,次の2つの登録方法が用意されていますが,登録の仕方によって,取り扱いが異なります。

方法 Outlookでの取り扱い
フォローアップしたいメールを,TODOバーにドラッグアンドドロップするか,右クリックして任意の期限のフラグを設定する方法 フラグ付きのメールとして,TODOバーおよび,タスク管理画面に表示されますが,あくまでもメールアイテムとして扱われるので,編集することはできず,保存場所はメールが配信されている場所となります。したがって,タスク画面から,このアイテムを削除するとメール本体も削除することになります。gsyncit-tasks14
フォローアップしたいメールを,画面下(Outlook2010以前は画面左下)の,ナビゲーションボタンにドラッグアンドドロップする方法 メールの内容が自動でテキスト変換され,メールとは独立したタスクとして登録することができます。したがって,タスクとして内容を再編集することが出来るほか,タスク完了後に削除をしても,当初のメール本体には何ら影響はありません。この方法で作成されたタスクの保存場所は,通常の方法で作成したタスクと同じ場所になります。gsyncit-tasks15

「Followup Tasks」タブでは,上記1の登録方法により,タスクとして扱われるメール(フォローアップするアイテム)を,Googleタスクに同期させる設定を行います。

※上記1の方法でOutlookのタスクやTODOバーに表示されるメールは,メールが配信されたフォルダに保存されおり,「Task Mapping」タブで指定したタスクフォルダとの同期によって,当然にはGoogle側へ同期できません。※上記2の方法で,メールをタスク化したものは,タスクフォルダに保存されるので,特別な設定なしに同期されます。

 

「Followup Tasks」タブ設定の手順

まず,この機能を使用する前に、最初の「Task Mapping」タブで、Outlookのタスクリストを選択しておいてください。

gsyncit-tasks16

表示されているOutlookのフォルダ一覧から,タスクとしてフォローアップするメールが保存されているフォルダを指定(左側をチェック)します。

指定したフォルダを解除する場合は,個別にチェックを外すか,画面左下の「Deselect All」ボタンをクリックして全ての選択を解除します。

※全部指定しても良いかもしれませんが,当方では検証していません。受信トレイや仕事用など,特にフォローアップするメールが多いフォルダを指定すれば十分ではないでしょうか。

フォルダを指定し終えたら,画面右下の「OK」ボタンをクリックします。次のようなメッセージが表示されますので,「はい」をクリックします。

gsyncit-tasks17

 

※(機械訳)このマッピングを変更すると、このマッピングに関連付けられているすべての項目を再同期することが必要になります。続行しますか?
 

「Followup Tasks」タブの指定によって同期されたアイテムの挙動

 

同期内容について
  • 上記1の方法で,Googleタスクに同期されたタスクを開いてみると,メールのタイトルと本文が同期されていました。しかし,メールの差出人や受信日時は分からないようです。
  • 上記2の方法で,Googleタスクに同期されたタスクを開いてみると,上記1と同様にメールのタイトルと本文が同期されていました。
  • 違いとしては,この方法は,Outlookでメールをタスク化した際に,メールの差出人がタスクの内容としてテキスト化されているので,Googleタスク側でタスクを確認した際に,得られる情報が多いということです。

 

タスク完了した場合の挙動について
この点については,いずれのパターンも普通に同期しました。

 

上記1の方法で,メールの「フラグをクリア」した場合の挙動について
同期を実行すると,Googleタスク側のタスクが,「完了」ではなく「削除」されました。

 

7.その他の設定 「Other」タブ

「Other」タブでは,指定した優先度のタスクのみ同期させたり,完了したタスクを特定のフォルダに移動させたりすることが出来ます。また,Googleカレンダーの予定表とタスクを同期させる際に,Googleカレンダーの予定の件名に,任意の文字を付加する設定が出来ます。

gsyncit-tasks18

Outlook Tasks
項目 初期値 備考
Only sync Outlook tasks with a priority set to: オフ 指定した優先度のタスクのみ同期します。

  • Low(低)
  • Normal(標準)
  • High(高)
Move completed Outlook tasks to the specified Outlook folder: オフ 完了したタスクを削除せずにOutlookの特定のフォルダに移動させます。
※「Select Folder…」ボタンをクリックすると,フォルダ一覧が表示されるので,移動させたいフォルダを指定します。

 

Other Options
項目 初期値 備考
Google Calendar Task Event Prefix: [Task] Googleカレンダーの予定の件名に,付加する文字列を指定します。(注)「Task Mapping」タブで,Googleカレンダーとの同期を選択している場合のみ機能します(選択していない場合は操作できません)。

 

8.同期履歴の初期化 (Repairタブ)

gsyncit-tasks19

修復を行います。内部同期テーブルを再調整するには、「Reset Sync History」ボタンをクリックします。

例えば,同期動作に問題発生した場合に,一端Google側のタスクを全部削除して,Outlook側から再度同期をやり直したい場合などは,「Reset Sync History」を実行し,Google側の削除による同期を回避してから改めて同期を行います。