タスク管理サービス ToodledoとOutlookを同期 する


ここでは、gSyncitで ToodledoとOutlookを同期 させる手順を説明します。最も簡単に使う場合は、「1.Toodledoアカウントとの対応付け(Task Mapping)」をおこなうだけで大丈夫です。同期させる内容や分類を細かく指定したい場合は、2以降の設定項目を参考に設定をしましょう。同期させる前にあらかじめデータのバックアップをとっておくことをおすすめします。  参考:初回同期の前にデータをバックアップしておく

1.Toodledoアカウントとの対応付け (Tasks Mappingタブ)

設定画面「Toodledo Sync」内の「Task Sync」をクリックし,続いて画面右下の「New」をクリックします。

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Toodledoとの同期設定画面が開いたら,赤丸で囲っている箇所に,Toodledoのユーザーネーム(メールアドレス)とパスワードを入力して,「Verify Account」をクリックします。Toodledoのアカウントを持っていない場合は,画面左下の「Sign up for Toodledo」をクリックして,ブラウザを開きToodledoの登録を行うことも出来ます。

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アカウントの認証が成功すると,成功した旨のメッセージが表示されますので,「OK」をクリックします。

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Task Folder:のドロップダウンリストから,gSyncitと同期させたいタスクのある,Toodledo上のフォルダを指定します。なおフォルダの作成はToodledo上でしか行えませんので必要に応じてブラウザでToodledoにアクセスするなどして作成しておいてください。すべてのタスクを同期する場合は,All Tasksを選択します。

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次に,Outlook側の同期させたいタスクフォルダを指定します。「Select Folder..」ボタンをクリックします。

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フォルダーの選択画面で,タスクフォルダを選択し,「OK」ボタンをクリックします。

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一番下のMapping Descriptionの欄は,同期設定の名称などの説明を日本語等で入力します(特に入力は不要です)。

 

2.同期オプションの設定 (Sync Optionsタブ)

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項目初期値日本語訳・備考
Primary TasksOutlook Tasks初回同期の元になるタスクを選択します。
Outlook to Toodledo (Update Toodledo tasks
with Outlook tasks)
オンOutlookのタスクに合わせてToodledoのタスクを更新します。
Toodledo to Outlook (Update Outlook tasks with Toodledo tasks)オンToodledoのタスクに合わせてOutlookのタスクを更新します。
Always overwrite older tasks when conflict encountered.オン競合が発生した場合は,古いタスクを上書きします。
Sync Outlook tasks marked as private/confidential.オン限定公開,非公開のタスクを同期します。
Sync Outlook tasks marked as public.オン一般公開扱いのタスクを同期します。
Automatically continue synchronizing on failure.オフ同期が失敗しても自動的に同期を継続します。
Manually confirm deleting tasks/events.オン手動でタスクの削除を確認します。
Allow tasks/events to be deleted.オンタスクの削除を許可します。
Do not sync tasks after being marked as completed.オフ完了済みとしてマークされたタスクは以後同期しません。
Sync Outlook task reminder date/time with Toodledo task due date/time/オフOutlookの「アラーム日時」とToodledoの「期限」を同期します。
Sync task reminder.オンアラーム(リマインダー)を同期します。
Preserve long Outlook task notes.オン2048バイト(日本語で1024文字)より長いOutlookのタスク内容が保存できるようにするには、このチェックボックスをオンにします。3072バイトを超える長さのノートはToodledoに送られたときに切り捨てられます。このオプションでは、Toodledoで上記の変更が行われたときに,同期によってOutlookからノートの内容が切り捨てられるのを防ぎます。
Remove duplicate entries.オン同期の際に,重複したタスクを削除します。

 

3.Outlookの分類項目を同期させる (Categoriesタブ)

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上半分の「Define a set of categories to filter/assign tasks」欄は,OutlookのタスクからToodledoのタスクへの同期をする際にOutlookの分類項目でフィルタリングしたり,Toodledo側から同期されるタスクにOutlookの分類項目を割り当てるための設定を行います。

なおこの欄は,下の「Category Options」欄で,

  • Only sync tasks to Toodledo tasks that contain one or more these categories.
  • Do not sync tasks to Toodledo tasks that contain any of these categories.
  • Assign these categories to new tasks imported form Toodledo tasks.

のいずれかのオプションを選択した場合のみ操作が可能です。

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プルダウンメニューから下記「Category Options」欄で指定したい分類項目を選択して,「Add Category」ボタンをクリックすると,すぐ下の枠に指定した分類項目が追加されます。指定した分類項目を削除したい場合は,削除したい分類項目をクリックして,「Remobe Category」ボタンをクリックします。

「Category Options」欄について

項目(選択式)日本語訳・備考
Don’t filter by category (sync all items)デフォルト設定。全てのタスクを同期します。
Only sync uncategorized Outlook tasks to Toodledo tasks.未分類のOutlookタスクのみToodledoに同期します。
Only sync tasks to Toodledo tasks that contain one or more these categories.分類項目が割り当てられているタスクのみToodledoに同期します。
Assign all these categories to tasks imported from Toodledo tasks.Toodledoから同期されたタスクすべてに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
Do not sync tasks to Toodledo tasks that contain any of these categories.「Define a set of categories to filter/assign Outlook contacts」で追加した分類項目を同期しません。
Assign these categories to new tasks imported form Toodledo tasks.Toodledoから同期された新しいタスクのみに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
Automatically sync Outlook task categories with Toodledo tasks:次に指定するToodledoのアイテムリストの名称とOutlookの分類項目を自動で同期します(下記図)。

  • Folder
  • Context
  • Tag
  • Location
  • Goal

 

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「Category Advanced Mapping Options」欄について

このオプションは,上記「Category Options」欄で,Don’t filter by category (sync all items)を選択している時のみ設定が可能です。

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項目初期値日本語訳・備考
Sync Outlook category starting with “*” with Toodledo task folder.*「*」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのフォルダ名を同期します。
Sync Outlook category starting with “@” with Toodledo task context.「@」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのコンテキスト(属性)を同期します。
Sync Outlook category starting with “%” with Toodledo task tag.「%」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのタグ名を同期します。
Sync Outlook category starting with ” ” with Toodledo task Goal.「+」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのゴールを同期します。
Sync Outlook category starting with “!” with Toodledo task Location.「!」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのロケーション(場所)を同期します。

 

4.その他の設定 (Otherタブ)

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Other Sync Options
項目初期値備考
Sync Outlook user-defined fields with Toodledo task fields…オフToodledoのタスクフィールドとOutlookのユーザー定義フィールドを同期します。
Use specified time as due date time when syncing from Outlook to Toodledo:
Outlook task due Time:
オン午後5:30OutlookからToodledoへ同期する際に,Outlook側の「締切時間」を次の指定した時間と見なします。
※Outlookには期日はあっても締切時間がないため
Convert Outlook reminder time to Toodledo friendly alarm time.オンOutlookのアラーム時間をToodledoのアラーム(リマインダー)時間に変換します。※Outlookのアラーム時刻をiPad/ iPhoneのToodledoアプリケーションでサポートされるアラーム(通知)時刻に変換します。
Allow Outlook task notes to be updated from Toodledo task notes.オンToodledoのタスクノートからOutlookのタスクノートの更新を許可します。
Move completed Outlook task to the specified Outlook folder:オフ完了したタスクを削除せずにOutlookの特定のフォルダに移動させます。
※「Select Folder…」ボタンをクリックすると,フォルダ一覧が表示されるので,移動させたいフォルダを指定します。

 

5.メールをタスクとして管理する場合の設定 (Followup Tasksタブ)

Outlookでメールをフォローアップし,タスクとして追跡管理する方法については,こちらもご覧ください。

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表示されているOutlookのフォルダ一覧から,タスクとしてフォローアップするメールが保存されているフォルダを指定(左側をチェック)します。

指定したフォルダを解除する場合は,個別にチェックを外すか,画面左下の「Deselect All」ボタンをクリックして全ての選択を解除します。

※全部指定しても良いかもしれませんが,当方では検証していません。受信トレイや仕事用など,特にフォローアップするメールが多いフォルダを指定すれば十分ではないでしょうか。

フォルダを指定し終えたら,画面右下の「OK」ボタンをクリックします。次のようなメッセージが表示されますので,「はい」をクリックします。

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※(機械訳)このマッピングを変更すると、このマッピングに関連付けられているすべての項目を再同期することが必要になります。続行しますか?

6.同期履歴の初期化 (Repairタブ)

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修復を行います。 内部同期テーブルを再調整するには、「Reset Sync History」ボタンをクリックします。

例えば,同期動作に問題発生した場合に,一端Toodledo側のタスクを全部削除して,Outlook側から再度同期をやり直したい場合などは,「Reset Sync History」を実行し,Toodledo側の削除による同期を回避してから改めて同期を行います。

「Reset Local Cache」ボタンの役割は不明です。他の「Repair」タブには無く,Toodledo(タスク)の「Repair」タブに存在するところから,同期オプションの「Preserve long Outlook task notes.」で保持されるタスクノートのキャッシュデータをリセットするためのものかもしれません。