Outlookにセットアップしたメールアカウントの設定を変更するには

Outlook(Office365/2019)では、メールのセットアップが簡単になった一方で詳細な設定項目がスキップされるようになってしまいました。もちろん初期値のままでも問題はありませんが、メールの相手側に通知される自分の表示名や返信先アドレスなどはカスタマイズしておきたいものです。

Outlook2019では セットアップしたメールアカウントの操作方法に大きな変更があり、それまで「インターネット電子メール設定」として1つのウィンドウにまとめられていたものが、「全般設定」「パスワード変更」「サーバー情報設定」といった具合に別ウィンドウ化されました。

ここでは、設定画面へのアクセス方法と各種設定項目の中から一般的によく使用するものについて解説します。

設定変更画面へのアクセス方法

画面上部のツールバーからファイルをクリック
変更したいアカウントを選択して「アカウント設定」ボタンをクリック

アカウント設定ボタンからアクセスできる内容は アカウントの種類(接続方式)に応じて異なります。

アカウント設定(主にメールアカウントの削除)

アカウント設定を選択すると、設定済みアカウント一覧や、メール以外のアカウント、メールや各種データを保存しておくデータファイルに関する操作画面が表示されます。

  • Outlookに設定したメールアカウントを削除するには
    メールタブで削除したいメールアカウントを選択し、一覧の上部に配置されている「削除」ボタンをクリックします。

  • メールの新規作成時に自動選択されるアドレスを変更するには
    一覧から自動選択したいメールアカウントを選択し、上部に配置されている「既定に設定」ボタンをクリックします。

  • ToDoや予定表、連絡先のデフォルトの保存先を変更するには
    Outlookに複数のPOPアカウントを設定している場合に、メール以外のアイテムを新規作成したり、TODOバーからタスクを登録した際の既定のアイテム保存先を変更する場合は、データファイルフォルダを開き、一覧から既定の保存先にしたいデータファイルをを選択して「既定に設定」ボタンをクリックします。

    ※複数のデータファイルがある場合は、データファイルの名前から推測できるはずです。

パスワードを更新

POPやIMAPアカウントを設定している場合は、この画面から新しいパスワードを設定することができます。

通常使用することはほとんどありませんが、サーバー側(例えばプロバイダーメールやフリーメール)でメールパスワードを変更した際に使用します。

アカウント名と同期の設定(主に差出人の表示名とサーバーの動作設定)

メールの相手側に通知される自分の表示名や返信先アドレスなどをカスタマイズしたり、メールサーバーとOutlookが同期する際の動作設定をおこなうことができます。なお、サーバーの動作設定項目は メールの接続方式によって変化します。

POP接続の場合

全般設定
  • 自分の名前
    メールの相手方に表示される名前を入力します。初期設定ではメールアドレスが入力されています。なお、相手方が使用しているメールソフトによっては名前が表示されない場合もあります。

  • アカウント名
    Outlook側で管理・識別するための名前です。前述のアカウント設定画面やメール作成時に差出人アドレスを切り替えたりする場合に使用されます。

  • 返信先アドレス
    相手があなたから受信したメールに返信する際に「返信」ボタンをクリックすると、この欄で指定したメールアドレスが返信の宛先にセットされます。

  • 組織
    会社名等を入力します。個人で使用する場合は空欄のままでOKです。

メールの設定
  • サーバーにメッセージのコピーを残す
    チェックを入れると、POP接続によってOutlookにメールをダウンロードした後もサーバーにメールを残したままにすることができます。設定はお好みで構いませんが、メールサーバーの容量を圧迫するのでチェックを外しておいてもよいでしょう 

  • サーバーから削除する日数
    メールをサーバーに残しておく設定の場合に、Outlookでメールを受信した後に指定した日数が経過したらサーバー側のメールを自動的に削除することができます。

  • 削除済みアイテムから削除されたら、サーバーから削除
    メールをサーバーに残しておく設定の場合に、Outlookでメールを受信し、その後ゴミ箱に移動したメールについて、ゴミ箱を空にしたタイミングでサーバー側のメールを自動的に削除します。

GmailをPOP接続で設定した場合、このオプションはブラウザ版Gmailの設定画面での設定が優先されます。設定の競合を避けるために、Gmailを使用する場合はチェックを外しておくと良いでしょう。

IMAP接続の場合

全般設定
  • 自分の名前
    メールの相手方に表示される名前を入力します。初期設定ではメールアドレスが入力されています。なお、相手方が使用しているメールソフトによっては名前が表示されない場合もあります。

  • アカウント名
    Outlook側で管理・識別するための名前です。前述のアカウント設定画面やメール作成時に差出人アドレスを切り替えたりする場合に使用されます。

  • 返信先アドレス
    相手があなたから受信したメールに返信する際に「返信」ボタンをクリックすると、この欄で指定したメールアドレスが返信の宛先にセットされます。

  • 組織
    会社名等を入力します。個人で使用する場合は空欄のままでOKです。

フォルダー設定
  • ルートフォルダーのパス
    IMAPで同期させたいフォルダの最上位を設定できます。サーバーの管理者から特別な指示がない限り、通常この欄は空のままにしておきます

メールの設定
  • メールをオフラインで保存
    IMAPでメールフォルダを同期する際に、現在を起点にして指定期間分のメールだけを同期させることができます。スライダーを動かして この期間を短く設定することで、同期時の通信容量を削減したり、同期完了までの時間を短縮させることができます。

    なお、初期値はすべてのメールを同期するようになっています。

  • 送信済みアイテムのコピーを保存しない
    チェックを外すと、Outlookから送信したメールを送信済みフォルダにコピーしてメールサーバーに同期させることができます。

    お使いのメールサーバー(メールサービス)によって送信済みメールの取り扱いが異なるので、必要に応じてON/OFFを切り替えてください

GmailとOutlook.comではON、YahooメールはOFFに設定することで、送信済みメールが正しく保存できます。

GmailとOutlook.comでは、それぞれのSMTPサーバー(送信サーバー)を使用してメールを送信すると自動的に送信済みメールが保存されるため、Outlookによる保存処理を必要としません。

  • アイテムを削除対象としてマークするが、自動的には移動しない
    チェックを入れると、Outlookでメール削除ボタンを押した時にメールはゴミ箱(削除済みアイテムフォルダ)に移動されずにサーバーから完全に削除されます。初期値はOFFです。

  • オンライン中にフォルダーを切り替えたらアイテムを消去する
    初期値はONです。このオプションは低速回線でOutlookを使用する場合にメールの削除による通信回数を減らすことでOutlookのパフォーマンスを向上させることができます。

Exchange Active Sync 接続の場合

Outlook.comをExchange Active Syncで接続した場合のオプションは、メールの同期範囲の設定のみです。初期値の1年のままでも 過去にさかのぼってメールを追加ダウンロードできるため、特に変更しなくても問題ありません。

Exchange Active Syncでは、差出人の表示名や返信先アドレスの設定はOutlookではなくメールサーバー側でおこなう必要があります。Outlook.comの場合はMicrosoftアカウントの表示が使用されます。

なお、左下の「その他の設定」は通常使用しないオプションです。サーバー管理者から特別な指示がない限り設定の変更は必要ありません。

サーバーの設定(メールサーバーにアクセスするための設定情報)

表示例

この画面では、Outlookがメールサーバーに接続するための各種設定情報を変更することができます。特別な事情がない限り変更する必要はありません。

フリーメールをOutlookに設定する場合のサーバー設定情報については次の記事を参照してください。

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