これで完璧!Outlookで使うフリーメールの同期設定

Outlook
 

Outlookを使い始めるには、メールアカウントのセットアップが必要です。プロバイダメールをご利用の場合は、サポートページに詳しい説明があると思いますが、フリーのメールサービスについては図説しているページが見当たりません。ここではYahooメール、Gmail、Outlook.comメールについて事前準備からOutlookでの具体的な設定手順、さらにはIMAPで使う場合の最適化方法などについて説明します。

  • 解説用の画面では主にOutlook2016を使用しています。ご自身のPC環境やバージョンに合わせて適宜読み替えて下さい。
  • iCloudメールについては、こちらの記事を参照してください。

メールの受信方式について

メールの受信方式は、POP接続、IMAP接続、Exchangeの3種類があります。それぞれの概要は以下のとおり。一般に個人向けのメールサービスではPOPとIMAPが提供されていますが、個人でメールをPCやスマートフォン間で同期して使う場合は、IMAP接続が適しています。

POP(=POP3)

POP3 は、オフラインのメール処理をサポートするように設計されています。POP3 では、クライアント側でサーバーにメールを残す設定となっていない限り、電子メール メッセージはサーバーから削除されてローカルの POP3 クライアントに格納されます。このため、データの管理とセキュリティの責任はユーザーが負うことになります。POP3 では、予定表、連絡先、仕事などの高度なコラボレーション機能は使用できません。-マイクロソフト TechNetオンライン

IMAP

IMAP4 ではオフラインとオンラインのアクセスが提供されますが、POP3 と同様に、予定表作成、連絡先、およびタスクなどの高度なコラボレーション機能は利用できません。-マイクロソフト TechNetオンライン

Exchange(Active Sync)

Exchange ActiveSync は、待機時間が長く帯域幅が狭いネットワークで機能するように最適化された Microsoft Exchange 同期プロトコルです。HTTP および XML に基づくこのプロトコルにより、携帯電話が Microsoft Exchange を実行しているサーバー上の組織の情報にアクセスできます。Exchange ActiveSync を使用すると、携帯電話ユーザーは、電子メール、予定表、連絡先、およびタスクにアクセスできるようになります。また、オフライン作業の間も継続してこの情報にアクセスできます。-マイクロソフト TechNetオンライン

共通の操作

メールアカウントの新規追加画面の開き方

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追加済みメールアカウントの設定画面の開き方

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Outlookでメールを使うための事前準備

プロバイダメールの場合は通常 事前準備の操作は特に必要ありませんが、Yahooメール、Gmail、Outlook.comメールではブラウザで各メールサービスにログインして、Outlookでメールを使うための設定を行う必要があります。

Yahooメールの場合

ブラウザでYahooメール  にログインし、以下の手順で設定を変更します。

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Outlook側でのメール設定へ

Gmailの場合

ブラウザでGmail  にログインし、以下の手順で設定を変更します。

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設定画面が開けない場合は、Gmailが標準HTML形式で開かれているかを確認して下さい。詳しくはこちら  。

Outlook側でのメール設定へ

Outlook.comメールの場合

ブラウザでOutlook.com  にログインし、以下の手順で設定を変更します。

Outlook.comメールをIMAP接続やExchange Active Sync(=EAS)接続で利用する場合、この手順(ブラウザで行う事前準備)は不要です。EASを使って同期する場合はこちらを参照してください。

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Outlook側でのメールの設定

事前準備が済んだら、Outlook側でメールアカウントをセットアップします。前述の共通の操作を参考に、メールアカウントの手動セットアップ画面を開いておきます。

Yahooメールの場合

2016年1月現在、YahooメールのIMAPを Outlookを始めとするPCのメールソフトで使用することは可能ですが、公式にはサポート対象外になっています。またIMAPでは後述の制限があるため、Outlookで行う設定がやや複雑になります。現時点ではPOPを選択した方が良いと思います。

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以下、設定に関する補足です。

必要事項

  • 名前:あなたの名前(メールの相手方に表示される名前)
  • 電子メールアドレス:Yahooメールのアドレス
  • アカウントの種類:POPまたはIMAPのいずれかを選択
  • 受信メールサーバー
    • POPを選択した場合:pop.mail.yahoo.co.jp
    • IMAPを選択した場合:imap.mail.yahoo.co.jp
  • 送信メールサーバー:smtp.mail.yahoo.co.jp
  • メールサーバーへのログオン情報
    • アカウント名:ブラウザのYahooメールにログインする際のYahoo Japan ID(※ 通常はメールアドレスの@より左側の部分)
    • パスワード:ブラウザのYahooメールにログインする際のパスワード
  • 新しいメッセージの配信先(アカウントの種類でPOPを選択した場合のみ)
    • 新しいOutlookデータファイル:メール画面で独立した受信トレイが作成されます
    • 既存のOutlookデータファイル:既存の受信トレイと同じ場所にメールを保存します。「参照」ボタンをクリックして既存のデータファイルを指定します。

全般タブ

全般タブの項目の内容は以下のとおり

  • アカウントを表す名前
    設定済みのアカウント一覧  」や「メール作成時のアカウント選択欄  」の表示を設定できます。Outlookで複数のメールアカウントを使う場合は、この欄を分かりやすい名前にしておくと便利です。
  • 組織名:会社名等を入力します
  • 返信電子メール
    相手があなたから受信したメールに返信する際に「返信」ボタンをクリックするとこの欄で指定したメールアドレスが返信の宛先にセットされます

POP接続で使う場合のオプション

「サーバーにメッセージのコピーを置く」についてはお好みで構いません。例えば複数の端末でPOP接続によりメールを受信したい場合や、Outlookで受信後もブラウザのYahooメールで同じメールを見たい場合はチェックを入れますが、そもそもそういった用途であればPOPではなくIMAP接続を検討した方が良いと思います。

IMAP接続で使う場合のオプション

受信サーバーの番号がPOPと微妙に異なりますので注意して下さい。「送信済みアイテムのコピーを保存しない」については必ずチェックしておきます。

Yahooメール(IMAP)固有の注意点と対処方法

2016年1月現在、Yahooメール(IMAP)をOutlookで利用する場合、いくつかの注意点があります。以下にその注意点と対処方法(案)を示します。

私のPC環境で確認したものなので、お使いのPCで問題が無ければ対処する必要はありませんし、この記事の投稿日以降に改善される可能性もあります。

Yahooメール側の特殊フォルダはOutlook側に英語の名前で同期されます
  • ゴミ箱  Trush
  • 下書き  Draft
  • 送信済みメール  Sent
  • 迷惑メール  Bulk Mail

これらの英語のフォルダをOutlook側で名前変更するのは危険なのでやめた方が無難です。

以下のOutlook側の特殊フォルダはYahooメール側の「個人フォルダー」に同一の名前で普通のフォルダとして(中身も一緒に)同期されます
  • 下書き
  • 削除済みアイテム
  • 迷惑メール
特殊フォルダの対応関係

Outlook側とYahooメール側の特殊フォルダをマッチングさせることが出来ないので、ゴミ箱や下書きフォルダなどの特殊フォルダがそれぞれ2つずつあるような形になります。そのため特にブラウザやスマートフォンなどでもYahooメールを同期している場合に運用効率が低下します。さらにOutlook側で「送信済みアイテム」を保存(Yahooメール側へ同期)することは出来ません(サーバー側で禁止している旨のエラーが表示されました)。

メールの削除について

A.通常の削除ボタンでメールを削除すると、Outlookの「削除済みアイテム」に移動してしまうので、クイック操作を使って、Trash(=Yahooメールのゴミ箱)に移動させる方法

B.メールアカウントの詳細設定画面にある「削除済みアイテム」タブ  で、削除したアイテムの移動先を Trash(=Yahooメールのゴミ箱)にする方法

Bの方法は、通常の削除ボタンを使ったメールの削除が可能ですが、利用できるのはOutlook2010までです(2013から機能が廃止された)。

送信済みメールの保存について

A.まず自分のYahooメールアドレス宛にBCCでメールを送信し、さらに受信したメールを仕分けルールで Sent(=Yahooメールの送信済みメール)に移動させる方法(仕分けルールの作成例  )

※ 自分宛にBCCを送信する方法は次の3つ

B.送信メール用の仕分けルールを作成して、送信したアイテムのコピーを Sentフォルダに移動する方法(仕分けルールの作成例  ) 

2016年1月現在、Bの方法は Outlook2016では正しく機能しません(差出人のメールアドレスが保存されず、「Sent」フォルダで同期エラーが発生します。Outlook2010はOK。2013は不明)

C.メールアカウントの詳細設定画面にある「送信済みアイテム」タブ  で、送信したアイテムを Sentフォルダに保存する方法 

Cの方法は Outlook2010までです(2013から機能が廃止された)。

下書きについて

有効な対策は今のところありません。例えば Outlookで作成した下書きをブラウザ版Yahooメールで利用する場合は、Outlookの下書きフォルダから手動Draft(=Yahooメールの下書き)に移動します。

Gmailの場合

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以下、設定に関する補足です。

必要事項

  • 名前:あなたの名前(メールの相手方に表示される名前)
  • 電子メールアドレス:Gmailのアドレス
  • アカウントの種類:POPまたはIMAPのいずれかを選択
  • 受信メールサーバー
    • POPを選択した場合:pop.gmail.com
    • IMAPを選択した場合:imap.gmail.com
  • 送信メールサーバー:smtp.gmail.com
  • メールサーバーへのログオン情報
    • アカウント名:ブラウザのGmailにログインする際のGmailのメールアドレス
       メールアドレスの@より右側も含めて全部
    • パスワード:ブラウザのGmailにログインする際のパスワード
       Googleアカウントで2段階認証を設定している場合は、あらかじめ発行したアプリパスワードを入力します。
       アプリパスワードの生成方法については Gmail ヘルプ  を参照して下さい。
  • 新しいメッセージの配信先(アカウントの種類でPOPを選択した場合のみ)
    • 新しいOutlookデータファイル:メール画面で独立した受信トレイが作成されます
    • 既存のOutlookデータファイル:既存の受信トレイと同じ場所にメールを保存します。「参照」ボタンをクリックして既存のデータファイルを指定します。

全般タブ

全般タブの項目の内容は以下のとおり

  • アカウントを表す名前
    設定済みのアカウント一覧  」や「メール作成時のアカウント選択欄  」の表示を設定できます。Outlookで複数のメールアカウントを使う場合は、この欄を分かりやすい名前にしておくと便利です。
  • 組織名:会社名等を入力します
  • 返信電子メール
    相手があなたから受信したメールに返信する際に「返信」ボタンをクリックするとこの欄で指定したメールアドレスが返信の宛先にセットされます

POP接続で使う場合のオプション

「サーバーにメッセージのコピーを置く」については外しておきます。※メールをサーバーに残すオプションはブラウザ版Gmailの設定画面の設定が優先されます。

IMAP接続で使う場合のオプション

受信サーバーの番号がPOPと微妙に異なりますので注意して下さい。「送信済みアイテムのコピーを保存しない」については必ずチェックしておきます。※GmailのSMTPサーバーを使用してメールを送信した場合、自動的にGmailの「送信済みメール」フォルダ(ラベル)にメールが保存されます。

Gmail(IMAP)を最適化する

GmailはOutlookとメールの管理方法が異なるため、調整なしにOutlookでGmail(IMAP)を利用すると、同期が遅かったり、メールの重複が発生したりする場合があります。Gmail(IMAP)をOutlookで快適に使用するための設定については以下の記事を参照して下さい。

Outlook.comメールの場合

outlook.jpや、hotmail、liveメール、msnメールなどOutlook.comで利用可能なメールアドレスも設定内容は同じです。

以下は、POPまたはIMAPを利用する場合の設定方法です。EASを使って同期する場合はこちらを参照してください。

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以下、設定に関する補足です。

必要事項

  • 名前:あなたの名前(メールの相手方に表示される名前)
  • 電子メールアドレス
    Outlook.comのアドレス(xxx@outlook.com、xxx@outlook.jp、xxx@live.jpなど)
  • アカウントの種類:POPまたはIMAPのいずれかを選択
  • 受信メールサーバー
    • POPを選択した場合:pop-mail.outlook.com
    • IMAPを選択した場合:imap-mail.outlook.com
  • 送信メールサーバー:smtp-mail.outlook.com
  • メールサーバーへのログオン情報
    • アカウント名:ブラウザのOutlook.comにログインする際のOutlook.comのメールアドレス
       メールアドレスの@より右側も含めて全部(xxx@outlook.com、xxx@outlook.jp、xxx@live.jpなど)
    • パスワード:ブラウザのOutlook.comにログインする際のパスワード
       Microsoftアカウントで2段階認証を設定している場合は、あらかじめ発行したアプリパスワードを入力します。
       アプリパスワードの生成方法については 公式ヘルプ(アプリ パスワードと 2 段階認証)  にアクセスし、「Outlook.com のメールを Outlook デスクトップ アプリと同期している場合」の箇所を参照して下さい。
  • 新しいメッセージの配信先(アカウントの種類でPOPを選択した場合のみ)
    • 新しいOutlookデータファイル:メール画面で独立した受信トレイが作成されます
    • 既存のOutlookデータファイル:既存の受信トレイと同じ場所にメールを保存します。「参照」ボタンをクリックして既存のデータファイルを指定します。

全般タブ

全般タブの項目の内容は以下のとおり

  • アカウントを表す名前
    設定済みのアカウント一覧  」や「メール作成時のアカウント選択欄  」の表示を設定できます。Outlookで複数のメールアカウントを使う場合は、この欄を分かりやすい名前にしておくと便利です。
  • 組織名:会社名等を入力します
  • 返信電子メール
    相手があなたから受信したメールに返信する際に「返信」ボタンをクリックするとこの欄で指定したメールアドレスが返信の宛先にセットされます

POP接続で使う場合のオプション

「サーバーにメッセージのコピーを置く」についてはお好みで構いませんが、事前準備で設定したオプション欄  と整合性をとって下さい。

IMAP接続で使う場合のオプション

受信サーバーの番号がPOPと微妙に異なりますので注意して下さい。「送信済みアイテムのコピーを保存しない」については必ずチェックしておきます。※Outlook.comのSMTPサーバーを使用してメールを送信した場合、自動的にOutlook.comの「送信済みアイテム」フォルダにメールが保存されます。

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