続・OutlookをGmailに最適化する方法(他のメール併用)

続・OutlookをGmailに最適化する方法(他のメール併用)

概要

OutlookでGmailの送受信のみを行うのであればそれほど難しくはありませんが、プロバイダメールや他のフリーメールをすべて「Gmailに集約」させていて、なおかつOutlookからプロバイダメール等を「送信」することもある場合は、Outlookに「ひと手間」かけてあげる必要があります。具体的にはOutlookで送信したメールをGmailの「送信済みメール」フォルダに同期させる設定が必要です。

もちろん、Outlookでプロバイダメールやその他のフリーメールを個別のデータフォルダ(.pstファイル)で管理している場合はこのページで紹介する方法を行う必要はありません。また、すべてのメールをGmailに集約することについては賛否両論あるかと思いますが、個人的にはGmailに集約することで蓄積したメールの管理が一元化でき、また「Google Now」で活用できる情報が充実して便利だと思っています。

「Google Now」で何ができる?(IT Media

Outlookで使うメールがGmailだけなら、「OutlookをGmailに最適化する方法」をご参照下さい。この記事の内容はOutlookでGmailとGmail以外のメール(プロバイダメールやOutlook.comメールなど)を併用している場合に併せて使うと効果的です。

このページの作業にはOutlookデータファイル「.pstファイル」の変更等が含まれます。操作に自信のない方は作業前にデータファイルのバックアップをしておくことをお勧めします。このページの作業によって万が一データの破損等が生じても責任を負いかねますのであらかじめご了承ください(作業は自己責任でお願いします)。

Outlook 2013で個人用フォルダーをバックアップする方法(121ware.com
Outlook 2013で個人用フォルダーを復元する方法(121ware.com

モデルケース(最適化後のイメージ)

モデルケース(といっても私のケースですが)では、Gmailの他に、Outlook.comメール、Yahooメール、プロバイダメールを下の図のように使っています。

続・OutlookをGmailに最適化する方法(他のメール併用)

① プロバイダメールやその他のフリーメールをGmailに転送(転送できない場合はWebのGmail設定画面からPOPで受信)
② OutlookにGmailをIMAP接続で同期
③ Gmail以外のメールアカウントをPOPで設定(各メールサービスのsmtpを利用)
④ カレンダー、タスク、連絡先はOutlookの同期ソフトを使ってGoogleと同期(任意)

メールアカウントの設定方法についてはこちらも参考にしてください。

それぞれの用途は以下のとおり

  • Gmail
    Gmail以外のメールを集約して、メールをチェックするために使用
  • Outlook.comメール
    メインのメールアドレスをプライベート連絡用、エイリアス機能を使って「買い物用」や「メルマガ用」、「その他」など複数のメールアドレスを使用。メインのアドレスは送信に使うが、エイリアス機能で作成したメールアドレスは基本的に受信のみ。
  • Yahooメール
    今は ほとんど使っておらず、ヤフオクを利用する際に受信のみで使用。
  • プロバイダメール
    仕事など送信・受信両方で使用

Outlookのアカウントとデータファイルの構成

モデルケースにおけるOutlookの電子メールアカウントとデータファイルの構成は以下のとおり。送信用のメールアカウントはPOP接続で設定するのであれば、いくつ追加しても構いませんが、データファイルは2つ(Gmailの「.ost」とそれ以外の「.pst」)にまとめるのがポイントになります。アカウントごとにデータファイルを分けるとOutlookの左側のメールフォルダ一覧が見づらくなり不便です。

  • メール
    メールアカウントは、全てのメールを集約・管理するGmailについてはIMAP接続で設定し、それ以外はOutlookから送信を行うメールについてのみPOP接続で設定します。※なおPOP接続でアカウントを設定しますが、受信はさせず送信部分(SMTP)だけ利用します。
    • Gmail:IMAP接続で設定
    • Outlook.comメール:POP接続で設定
    • Yahooメール:受信専用なのでOutlookでは設定しない
    • プロバイダメール:POP接続で設定
    モデルケースではOutlookの画面は以下のようになります。
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    Outlookに設定するメールアカウントはGmailと、送信に使うものだけ。

  • データファイル
    Outlookでは、設定したメールアカウントごとにデータファイルを作成して各種データを保存することが出来ますが、メールを全てGmailに集約する場合は アカウントごとにデータファイルを作成する必要はありません。
     
    本来なら、すべて1つのデータファイルにまとめたいところですが、IMAP接続で設定したGmailのデータファイルは「.ost」形式であるのに対し、POP接続で設定したメールを保存するデータファイルは「.pst」形式なので、一緒にすることは出来ません。そこで、Gmail以外のデータファイルを1つの「.pst」のデータファイルにまとめます。

    Outlook データ ファイル (.pst および .ost) の概要(Office 公式ヘルプ

    モデルケースではOutlookの画面は以下のようになります。
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    データファイルは、「.ost」と「.pst」の2つに集約

手順

ここからは、最適化の手順について具体的に解説していきます。
手順は大きく次の3つに分かれます。この記事を読んでいる方は、既に設定済みの箇所も多いと思いますので、その場合は適宜読み飛ばしてください。

  1. プロバイダメールやGmail以外のフリーメール側ですること
  2. Outlook側ですること
  3. Gmail側ですること

プロバイダメールやGmail以外のフリーメール側ですること

あらかじめプロバイダメールやその他のフリーメールアドレス(YahooやOutlook.comなど)で受信したメールをGmailに転送するように設定しておきます(もっともこの記事を読んでいる方はすでに転送設定済みかもしれません・・)。
Outlook.comメールの受信と同時に別のメールアドレスに転送したい(biglobe会員サポート
Yahooメールをほかのメールアドレスへメールを転送する(Yahoo!メールヘルプ

Outlook側ですること

① Gmailおよび併用するメールアカウントのセットアップ

このページをご覧になっている方は、すでにGmailや併用するメールアカウントのセットアップは済んでいると思いますので、ここではOutlookにメールアカウントをセットアップする方法は省略します。これからセットアップする方で方法がわからない場合は、こちらを参考にしてください。GmailはIMAPで設定して、それ以外はPOPで設定すること。さらにPOPで設定したアカウントのデータファイル(.pstファイル)は一つにまとめるのがポイントです。

② データファイル(.pst)を1つにまとめる

Gmail以外のメールを保存するデータファイルが複数にならないように、次の画像を参考にデータファイル(.pst)を1つにまとめます。

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メールアカウントを新規に追加する場合は、新規追加時に既存の「.pst」ファイルを指定できます。

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既存のデータファイルが複数ある場合は、データファイルの保存先を変更して、「既定のOutlookデータファイル」にまとめて一つにします。
 
古いデータファイル内に各種データ(予定表やタスク、連絡先)が残っている場合は、統合先にデータを移動しておくのを忘れずに。
空になったデータファイルの閉じ方は公式ヘルプ を参照してください。

③ 送信用アカウントのメールをOutlookで受信しないようにする

ここまでの作業でプロバイダメールやその他のフリーメールはGmailに転送されるようになっているはずですので、Outlookに設定した送信用メールアカウントでメールが受信されることは基本的にありませんが、念のため送信用アカウントでメールが受信されるのを防止する設定をしておきます。なお、この設定を行うと、Outlookの「送受信」ボタンをクリックしたときに処理されるアカウントを限定できるため、送信用メールアカウントを複数設定した場合であってもOutlookの動作を軽快に保つことが可能です。

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① Outlookの画面左上「ファイル」タブをクリック

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② 画面左下にある「オプション」をクリック

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③ Outlookのオプション画面左の「詳細設定」をクリックして、右側の項目「送受信」で「接続したら直ちに送信する」にチェックを入れ、さらに「送受信」ボタンをクリック

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④「送受信グループ」画面で「すべてのアカウント」を選択し、「編集」をクリック

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⑤ Gmail以外の送信メールアカウントについて、すべて送受信対象から外します(なお、この設定をしてもメールは送信されます)。

④ 送信済みアイテム(メール)の処理を設定する

Gmail以外の送信用のアカウントについて、送信済みアイテム(メール)の処理を設定します。なお、一部の設定はOutlook2010までとOutlook2013以降で異なりますのでご自身の環境に合わせて実施してください。
Gmailアカウントで送信する場合は、送信済みメールに関する設定は必要ありません。この作業はプロバイダメールなどの送信用アカウント(=GmailのSMTPサーバーを使わないアカウント)について実施するものです。

共通する設定

送信済みアイテムをGmailの「送信済みメール」に保存し、ローカルのデータファイル(.pst)には保存させないようにするため、次の画像を参考にOutlookの設定画面でオプションを変更しておきます。

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Outlookのオプション画面左の「メール」をクリックして、右側の項目から「送信済みアイテムフォルダにメッセージのコピーを保存する」のチェックを外し、画面右下の「OK」をクリックしてオプション画面を閉じます。

Outlook2010まで

Outlook2010で送信済みアイテム(メール)をGmailの「送信済みメール」に保存するには、送信メール用の仕分けルールを作成します。

Outlook2016(おそらく2013も)では送信済みアイテムフォルダに自動保存されたメールの宛先(メールアドレス)情報が消えてしまうバグ(または仕様?)があるため、この方法は利用できません。もちろんご自身の環境で上手くいくようでしたらこの方法がベストです・・・。

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①「仕分けルールと通知の管理」を開きます

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② 送信用アカウント(Gmail以外)の仕分けルールに切り替える

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③「新しい仕分けルール」をクリック

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④「送信メッセージにルールを適用する」を選択して「次へ」をクリック

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⑤ 条件は指定しません(=Gmail以外のすべての送信メールに適用)。

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⑥ Gmailの「送信済みメール」フォルダをコピー先に指定して「次へ」をクリック

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⑦ 例外条件は特に指定する必要はありません。

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⑧ 適当な名前を付けて「完了」をクリック

Outlook2013以降

Outlook2013以降の場合、送信済みアイテム(メール)をGmailの「送信済みメール」に保存するには、前述の制限(送信済みアイテムフォルダに自動保存されたメールの宛先情報が消えてしまう)があるため、設定が少し面倒です。基本的な対策としてはOutlookのマクロを作成し、Gmailに対して自動的にBCCでメールを送信させるのですが、どういうわけかOutlook.comメール(@live.jp、@outlook.jp、@hotmail.comなど)についてはPC版のOutlookからBCCを付けて送信しても届かないバグ(仕様?)があるため別の方法を考える必要があります(2016年2月現在)。

マクロを使ったBCCの自動送信設定

Outlookでマクロを使う方法はGoolge検索すれば、詳しく解説しているサイトがあるのでそちらに譲りますが、手順の概要は以下の通りです。

Step1.デジタル証明書を作成する
以下の場所にある「SELFCERT」という名前のプログラムをダブルクリックして起動します。なお、Outlook2013の場合はフォルダ名がOffice15です。

  • Outlook2016などOffice onlineからディスクを使わずにインストールしたOutlookの場合
    C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\selfcert.exe
  • Outlook2013などでディスクを使ってインストールしたOutlookの場合
    C:\Program Files\Microsoft Office 15\root\office15\selfcert.exe
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①「SELFCERT」をダブルクリック

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② 適当な名前(自分の名前など)を半角英数でつけて「OK」をクリック

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③ 証明書の作成に成功したら「OK」をクリック

Step2.マクロを実行するためのセキュリティ設定を変更する
Outlookの標準設定ではマクロの実行が原則禁止されているので、以下の手順でセキュリティ設定を変更します。この変更をしないと、この後に自分で作成するマクロの実行を承認させる画面が表示できません。

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① Outlookのオプションから「セキュリティセンターの設定」を開きます。

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② マクロの設定を画像のように「すべてのマクロに対して警告を表示する」に変更し、「OK」をクリックしてOutlookのオプションをすべて閉じます。

Step3.マクロを作成する
ここまでの手順でマクロを作成する準備が整いました。Outlookが起動した状態で「Alt+F11」を押し、「Microsoft Visual Basic for Applications」を開いてマクロを作成します。

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①「ThisOutlookSession」をダブルクリック

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② 画面右側に開いたウィンドウに自分用に作成したマクロをコピーペースト

マクロの作成例

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, _
                                 Cancel As Boolean)
    Dim objRecip As Recipient
    Dim strMsg As String
    Dim res As Integer
    Dim strBcc As String
    On Error Resume Next

    strBcc = "your-adress@gmail.com"

' Use the account name as it appears in Account Settings
If Item.SendUsingAccount = "プロバイダ - your-adress@provider.com" Then

    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                "Could Not Resolve Bcc")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If

End If

    Set objRecip = Nothing
End Sub
  • 9行目の “your-adress@gmail.com“の部分を自分のGmailアドレス(BCCの宛先)に書き換えます。
  • 12行目の”プロバイダ – your-adress@provider.com“の部分を自動BCCを有効にしたい自分のアカウント名に書き換えます。
    このアカウント名は一字一句正確に入力する必要があります。メールアカウント設定画面を開いてコピペするのが確実です。

マクロの作成例(送信アカウントが複数ある場合)

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, _
                                 Cancel As Boolean)
    Dim objRecip As Recipient
    Dim strMsg As String
    Dim res As Integer
    Dim strBcc As String
    On Error Resume Next

    strBcc = "your-adress@gmail.com"

' Use the account name as it appears in Account Settings
If Item.SendUsingAccount = "プロバイダ - your-adress@provider.com" Then

    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                "Could Not Resolve Bcc")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If

End If

' Use the account name as it appears in Account Settings
If Item.SendUsingAccount = "プロバイダ2 - your-adress2@provider.com" Then

    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                "Could Not Resolve Bcc")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If

End If

    Set objRecip = Nothing
End Sub
  • 11~26行目を繰り返してアカウントを追加します(上記の例では28~43行目)。

Step4.作成したマクロに自己証明書でデジタル署名して保存する
最後に作成したマクロが自動実行できるように、Step1で作成した自己証明書でデジタル署名して保存します。

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① 画面上のメニューから「ツール」→「デジタル署名」をクリック

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② デジタル署名のウィンドウが開いたら「選択」をクリック

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③ Step1で作成した証明書を選択して「OK」をクリック

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④ 選択した証明書で署名されたことが確認できたら「OK」をクリック

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⑤ フロッピーのアイコンをクリックして上書き保存

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⑥ 終了してOutlookに戻ります。

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⑦ Outlookに戻ったら、Outlookもいったん終了させます。この時、プロジェクトへの変更を保存するか聞かれるので「はい」をクリック。

Step5.作成したマクロを承認する
作成したマクロはOutlookを再起動すると読み込まれます。以下の手順で作成したマクロを承認します(承認作業は1回だけで、次回からは表示されません)。

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① セキュリティに関するダイアログが表示されたら念のため「署名の詳細を表示する」をクリックして確認します。

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② 先ほど署名した証明書の名前が表示されていることを確認して「OK」をクリック

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③「この発行者(=自分)のドキュメントをすべて信頼する」をクリックしてマクロを承認

Step6.メール送信のテスト
作成したマクロが正しく動作するか、送信用のアカウントからメールを送信してみてください。なお、メール作成画面のBCC欄には設定したGmailのアドレスは表示されません。実際にGmail以外のアドレス(かつGmailに転送設定していないアドレス)に送信してテストしてください。

Outlook2016では、Outlook.comメールのBCCが送信できない
2016年2月現在、Outlook2016(おそらく2013も)でPOP設定したOutlook.comメールでBCCを設定してもBCCの宛先にメールが届かないバグ(仕様?)があるようです。そのため、他のプロバイダメールのようにマクロを使ってGmailに自動でBCCを送信して、「送信済みメール」フォルダに配信させる方法が使えません。今後改善されるかもしれませんが、それまでの間はOutlook.comのメールアカウント設定で送信メールサーバー(SMTP)をGmailで代替させるなどの対処が必要です。なお、GmailのSMTPを使って送信したメールはBCCでGmailに送信しなくても「送信済みメール」フォルダに配信されます。

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① Outlook.comメールアカウント設定画面(追加または変更画面)で送信サーバー欄を「smtp.gmail.com」に変更します。
 
なお、送信サーバー以外はすべてOutlook.comで指示されている値でOKです。
 
変更したら「詳細設定」をクリック

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② 「送信サーバー」タブで、Gmailのアカウントとパスワードを入力。
 
二段階認証を設定している場合はパスワード欄にアプリパスワードを入力します。

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③「詳細設定」タブは画像のとおりに設定します。
 
今回は送信専用なので「サーバーにメッセージのコピーを置く」についてはチェックをしません。

Gmail側ですること

Gmail側で「送信済みメール」フォルダに配信されるようにする

ここまでの作業でOutlookから送信したメールが自動的にBCCでGmailにも送信されるようになりました。しかしそのままではGmailの「受信トレイ」に配信されてしまいます(Gmailのフィルタでは「送信済みメール」に移動できない)。BCCでGmailに届いた自分のメールが「送信済みメール」フォルダに配信されるようにする必要があります。
 
以下の手順でGmailに送信用アカウントを設定すると、Outlookで該当のアドレスから発信したBCCのメールは自分が送信したものとしてGmailに認識され、「送信済みメール」フォルダに配信されるようになります。

続・OutlookをGmailに最適化する方法(他のメール併用)

① Gmailの設定「アカウントとインポート」で、送信用のメールアカウントを追加

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② Outlookで追加した送信用アカウントと同じもの(自動BCCのマクロを設定した送信用アドレス)を追加。
 
「エイリアスとして扱います」のチェックは外しておきます。

②以降は、画面の指示に従って設定します。
別のアドレスまたはエイリアスからメールを送信する(Gmail公式ヘルプ
別のアドレスとして送信する: ポート番号や認証の種類を選択する(Gmail公式ヘルプ

自動BCCで送信されるメールを受信トレイに表示させないようにする(フィルタの設定)

Gmailで「送信済みメール」と「受信トレイ」両方に配信される(ラベルがつく)場合は、Gmailのフィルタで差出人が自分のメールアドレスになっているメールについて「受信トレイをスキップ」および「既読にする」処理を行ってください。ラベルだけの問題なのでメールが重複しているわけではありません。
OutlookでGmailをメインにして使いながら、プロバイダメールやその他のフリーメールを併用する場合の最適化方法は以上です。

Gmailに集約したメールのバックアップについて

Gmailに集約したメールについて念のためにバックアップを取っておきたい場合は、以下のフリーソフトが便利です。ホームページは英語ですが、ソフト自体は日本語画面に対応していて、個人利用に限り無償で利用できる定評のあるソフトです。使い方も多くのブログやホームページで紹介されています。

MailStore Home(公式サイト
日本語で使い方を解説しているページ→さまざまなサービスのメールをバックアップし、閲覧&高速全文検索(日経PC Online ※記事を閲覧するには無料の会員登録が必要な場合があります)

まとめ

設定すべき箇所がたくさんあるので、初めての方は 大変かもしれませんが、一度設定してしまえばOutlookでGmailの利便性を損なうことなく、Gmail以外のメールアドレスも連携できる快適なメール環境になります。ぜひチャレンジしてみてください。

主なポイント

  1. すべての受信メールをGmailにまとめる
  2. OutlookにGmailをIMAPで設定する
  3. プロバイダメールやその他のフリーメールは送信用アカウントとしてOutlookにPOP接続で設定する(実際に使うのはSMTPサーバーのみ)
  4. POP接続で設定した送信用アカウントのデータファイルは一つにまとめる
  5. 送信済みアイテム(メール)を自分のメール環境に合わせて、Gmailの「送信済みメール」フォルダに保存させる

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