Outlook mobile 使い方ガイド(3)

スマホ版Outlookアプリの基本操作(メール編)

2020/7/12
2020/6/17

ここでは、スマホ版Outlookアプリを使ったメールの作成や返信、受信メールの整理や削除といった基本的な使い方について解説します。

メール画面の構成

アカウント設定済みのOutlookアプリを起動すると、まず最初に表示されるのがこのメール画面です。

受信トレイの各部構成

アプリ版の画面はPC版やブラウザで使うOutlook.comの画面に比べて小さいので、各種機能へのアクセスは画面の上下に配置されたアイコンや、メーッセージのロングタップとスワイプ(≒フリック)によっておこないます。

受信トレイの見かたと操作

受信トレイ以外のフォルダを表示した場合の操作も基本的には同じですが、優先トレイの切り替えなどの受信トレイ特有機能は他のフォルダでは利用できません。

受信トレイの見かたと操作

優先トレイとは?

Outlookの優先トレイは、メールシステムがユーザーにとって重要と思われるメールとそうでないメール(例えばプロモーション目的のメルマガ等)を自動的に仕分ける機能です。

特別な仕分けルールを作成しなくても、重要なメールを素早く確認でき、メール着信時の通知と連動して、不要な受信通知を抑制するメリットがあります。

クリックすると展開します。

優先トレイの処理基準

判定基準は明らかにされていませんが、従来実装されていた「低優先メール」機能のそれに近いものであると考えられます。

低優先メールと迷惑メールは、受信トレイに届く前にフィルター処理されます。最初に迷惑メールの評価とフィルター処理が行われてから、Outlook によってルールが処理されます (ルールを設定している場合)。次に、ユーザーの過去の動作に基づいて、残りのメッセージが分析され、通常無視したり、返信しなかったりするメッセージの種類がフィルター処理されます。

次の特定の相手からのメッセージが低優先メールとして識別されることはありません。

  • 自分
  • 同じ上司を共有するユーザー
  • 直属の部下

低優先メール機能では、次のようなメッセージに関するさまざまな情報から、ユーザーによって通常読まれないメッセージが識別されます。

  • 送信者
  • 会話に参加したかどうか
  • 自分が唯一の受信者であるかどうか
  • メッセージの重要度

読むメッセージの種類が変わると、その傾向が学習されて、それに応じて動作も変わります。

仕分けの精度を高めるには、受信したメールに対して手動で優先・その他の振り分けをおこなうことでシステムに学習させると良いようです。

なお、優先トレイが使いにくい(いらない)場合は、アプリの設定から機能をOFFにすることができます。

メールの絞り込み表示(フィルター)

メール一覧画面上部のフィルターをタップすると、表示中のフォルダ内のメールを以下の条件で絞り込んで表示することができます。

  • 未読
  • フラグ付き
  • 添付ファイル
  • 自分をメンション

メンション(≒言及する)とは、メールやイベントを送信する際に、メッセージの本文内に「@ユーザー名」を入力することで、対象ユーザーの注意を喚起するためのOutlookの機能で、複数人で構成されるチーム内でのコミュニケーションに威力を発揮します。

「自分をメンション」でフィルターをかけると、自分が注意すべき内容を含む受信メールや予定を素早く確認することができます。個人ではあまり使うことはないと思いますが、なかなか便利そうな機能なので興味のある方は下記の公式ヘルプを参照してください。

メールの作成

メールを新規作成するには、画面右上にある「紙とペン」のアイコンをタップして、メール作成画面を開きます。

メールの新規作成画面

メール作成のステップ

差出人の確認

アプリに複数のメールアカウントをセットアップしている場合や、Microsoftアカウントにエイリアスアドレスを登録している場合などは、画面上部のメールの差出人欄をタップして差出人を切り替えることができます。

宛先と件名を入力

宛先欄をタップして、送信したい相手の名前やメールアドレスを入力します。すべてを入力しなくても一部分を入力するだけで、受信トレイ内のメールや連絡先からリアルタイムで候補が表示されるようになっています。

メール本文を入力

メール本文欄をタップしてメッセージを入力します。本文の下にある4つのアイコンは、メール作成専用のツールで、タップするとスケジュールの調整、画像やファイルの添付、文章を装飾するためのリッチテキストモードといった追加機能を利用することができます。

クリックすると展開します。

メール作成専用のツールの詳細

予定表連携
  • 空き時間を送信
    ポップアップしたOutlookの予定表をその場で確認して時間帯をタップすると、メール本文に空き時間を自動挿入することができます。ミーティングなどのスケジュールの事前調整に便利です。
  • イベントに変換
    作成中のメールをカレンダーのイベントアイテムに変換して、参加依頼のメールを送信します。通常のメールで送信するよりも簡単に出欠の確認ができます。
ファイル添付
  • ファイルの添付
    MicrosoftのOneDriveや、過去に受信したメールに添付されているファイル、スマホ内に保存されているファイル、およびスマホに接続されたアプリ(例:iCloudドライブ)などから添付ファイルを指定することができます。
  • 最後に使用した写真を使用する
    写真を選択する作業をスキップして直近に撮影した写真をすばやく添付します。
  • 写真をライブラリから選択
    そのまんまです。
カメラを起動

内蔵のカメラアプリを起動して撮影した写真を添付します。通常の撮影モードの他、紙の文書やホワイトボードを撮影して歪みやコントラストを補正することもできます。

リッチテキスト

プレーンなテキストメッセージではなく、見出しや太字、文字色、箇条書き、ハイパーリンクなど、整形されたメッセージを作成することができます。

メールの送信

メールの作成が終わったら画面右上の紙飛行機のアイコンをタップするとメールが送信されます。

メールの作成を中止した場合は、下書きフォルダに保存されます。

メールを返信・転送する

メールの返信画面

返信・転送のステップ

対象のメールを表示
返信または転送を選択

本文上部(差出人欄右側)の処理メニューまたは、画面下部の「返信or転送」メニューから動作を選択します。

メッセージを入力して送信

返信(または転送)メールの作成画面が開いたら、新規作成と同様の手順でメッセージを入力して送信します。

画面下部の入力欄を使って返信する場合は、「クイック返信」モードとなり、別ウィンドウで作成画面を開くことなく、素早く返信することができるようになっています。入力文字数が多い場合や、文章を推敲したい場合などは、クイック返信モードから通常モードに切り替えることもできます。

受信したメールの整理

スマホ版Outlookアプリで着信したメールを整理するには以下の3つの方法があります。

  1. メール一覧画面で、整理したいメールを左右にスワイプする方法
  2. メール一覧画面で、整理したいメールをロングタップ(長押し)する方法
  3. 整理したいメールを開いて、画面上部のツールバーを使う方法

メールを左右にスワイプする方法

メールをスワイプして整理

初期設定では、受信トレイで右から左へメールをスワイプするとアーカイブフォルダに移動できます(左から右へのスワイプは未設定)。

スワイプの動作は、削除や移動・フラグ設定など、お好みのものに変更可能です。

メールをロングタップする方法

メールのロングタップと追加メニュー

メールの一覧画面で整理したいメールを長めにタップし、画面が選択モードに変化したら、選択中のメールに対するアクションを画面下部のアイコンで決定します。

選択モードでは、対象となるメールの左側にチェックを入れることで、複数のメールをまとめて削除したり移動するなどの処理をすることができます。

メールを開いて、画面上部のツールバーを使う方法

メール詳細画面のツールバー

メールの中身を開いた状態で、画面上部のツールバーをタップして、削除や移動などの処理が可能です。

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