DejaOffice:連絡先の基本操作

DejaOffice:連絡先の基本操作

ここでは、DejaOfficeの連絡先機能の基本的な操作方法について解説します。

連絡先の新規作成

previous arrow
next arrow
Full screenExit full screen
Slider

連絡先の編集・削除

previous arrow
next arrow
Full screenExit full screen
Slider

連絡先の画面構成と操作

画面上部に配置されている共通ボタン(  サイドメニュー、  検索、  作成、  アクション)の操作については こちらを参照して下さい。

previous arrow
next arrow
Full screenExit full screen
Slider

各項目の説明と編集方法

DejaOfficeの連絡先はOutlookの豊富なフィールドに対応しているので入力項目がたくさんあります。そのため項目が複数のセクションに分けてあり、各セクションの   をタップして、セクション内の項目を表示したり折り畳んだりすることが出来ます。各セクション内の項目は以下のとおり。

写真セクション

ロングタップして写真を選択

写真の設定例

概要セクション

概要セクションでは、よく使う項目をピックアップしてあるので、素早く連絡先を作成することが出来ます。このセクションで入力した内容は各セクションの該当箇所に自動的に反映されます。

  • 姓/Last Name
  • 名/First Name
  • 会社/Company
  • 勤務先電話/Work Phone
  • 携帯電話/Mobile Phone
  • カテゴリ/Category

編集中の連絡先に1つまたは複数のカテゴリ(分類)を割り当てることができます。「カテゴリを設定」をタップするとカテゴリの選択画面が開きます。

previous arrow
next arrow
Full screenExit full screen
Slider

名前セクション

  • 姓/Last Name
  • 名/First Name
  • ミドルネーム/Middle Name
  • 敬称/Suffix
  • 肩書き/Salutation
  • ニックネーム/Nickname
  • 表題/File As
  • プライベート/Private

プライベートにチェックを入れると、パスワードロックによる非表示・マスキングや、Outlookとの同期対象から除外させるなど、情報制御の対象として取り扱うことができます。

会社セクション

  • 会社/Company
  • 役職/Job Title
  • 部署/Department

電子メールセクション

デフォルトでは、Outlookの電子メール1~3に対応しています。CompanionLinkのField Mapping タブのMiscellaneousからOutlook側と対応させる電子メールフィールドを変更できます。

  • 電子メール1~3/Email

電話番号セクション

  • 会社/Work:勤務先電話
  • 携帯電話/Mobile
  • 自宅電話/Home
  • 会社FAX/Work Fax:勤務先FAX
  • 秘書電話/Assistant
  • 会社代表電話/Company:勤務先代表電話
  • その他/Other:その他の電話
  • 着信音/Ringtone
    着信音として使いたい音をスマホ内のファイルから指定することができます。
  • 一覧での表示/Display
    連絡先を一覧表示したときに表示させる電話番号を選択します。 Default Displayを選択すると、DejaContactsの設定で指定した種類の電話番号を表示します。ここでは、 共通設定とは異なる種類の番号を表示させたい場合に指定します。

電話番号のフィールドが足りない場合(携帯が2台あるなど)は、こちらで電話番号フィールドの種類を拡張できます。

ウェブサイトセクション

Outlook側のWebページ、ホームページ(個人)、ホームページ(ビジネス)に対応しています。必要に応じてCompanionLinkのField Mapping タブのMiscellaneousからOutlook側と対応させるフィールドを変更できます。

  • ウェブサイト1~3/Website

住所(会社・自宅・その他)セクション

それぞれ住所を入力します。

previous arrow
next arrow
Full screenExit full screen
Slider

DejaOffice内の地図機能を活用したい場合は正しい書式で住所を記述する必要があります。フォームから入力することで正しい書式で記述することができます。

カスタムフィールドセクション

カスタムフィールドはDejaOfficeで用意している項目でカバーできない内容を入力することが出来ます。9個のカスタムフィールドのうち、1~4は、Outlookの定義フィールド1~4に対応しています。なお、CompanionLinkのField Mapping タブのCustom FieldsからOutlook側と対応させるフィールドを変更できます。

  • カスタム1~9

IMチャットセクション

SkypeやGoogleTalk, ICQなどのインスタントメッセージIDを入力することができます。

「IMチャット」欄にSkypeなどのIDを入力し、「AIM」となっている場所をタップしてIDの種類を選択出来ます。

プリセットされたIMサービス名から選択するか、一覧にない場合はユーザー指定(その他)を選択します。

その他セクション

誕生日、結婚記念日、配偶者や子どもの名前(Birthday,Anniversary,Spouse,Children)を入力することができます。

日付を入力するには、「未設定」となっているボタンをタップします。

日付選択用のカレンダーが表示されるので日付をタップします。

月や年を素早く切り替えるには、画面上部の月や年表示をタップします。

設定した日付をクリアするには、日付が表示されているボタンを長押し(ロングタップ)して表示されるメニューから「クリア」を選択します。

関連する連絡先セクション

編集中の連絡先と関連する連絡先を指定することができます。たとえば取引先の上司と部下、友人夫婦など。

❶ 「連絡先追加」ボタンをタップします。

❷ 連絡先一覧から関連づけたい連絡先をタップします。

追加した連絡先を削除する場合は右側の  をタップします。 複数の連絡先を追加するには手順を繰り返します。

添付ファイルセクション

連絡先にファイルを添付することができます。

❶ 「添付ファイルを追加」をタップします。

❷ カメラを起動して撮影したり、ギャラリーやドキュメントフォルダなどからファイルを選択出来ます。

添付したファイルの追加や削除方法は前述の「関連する連絡先セクション」と同様です。

備考セクション

Outlookでいうところの連絡先内の「メモ」欄です。追加で記述したい情報などを自由に入力できます。

アクションボタン  から利用できる機能

一覧表示モードで表示されるメニュー

検索
タップすると検索モードになります。

追加
タップするとアイテムを新規作成します。

Text To Speech
タップすると表示中の画面のテキスト(予定一覧やメモ、タスクなど)を読み上げます。日本語で読み上げることも可能です。

メモの読み上げ画面。ボリュームや読み上げ速度の調整、再生や一時停止もできます。

こちらは連絡一覧を読み上げさせているところ。

日本語読み上げができない場合は、こちらの設定を確認してみて下さい。

カテゴリ
一覧表示の時と個別表示の時で動作が異なり、一覧表示の時は表示させるカテゴリの絞り込み機能が提供されます。

【一覧表示時】
表示させたいカテゴリにチェックを入れ「OK」をタップします。

並べ替え
指定した項目を基準にしてアイテムの並べ替えを行います。並べ替えのキーは以下のとおり。

  • 連絡先 /Contacts のキー
    名・姓・会社・ニックネーム・表題・カスタムフィールド

グループで分ける
指定した項目を基準にしてアイテムをグループ分けして表示します。グループ分けのキーは以下のとおり。

  • 連絡先 /Contacts のキー
    なし・会社・カテゴリ・市町村・市町村と郵便番号・国・国と郵便番号・カスタムフィールド

文字サイズ
画面表示の文字サイズを3段階で変更できます。

文字サイズは 一般設定画面 からも全ての機能の文字サイズを変更できますが、アクションメニューから変更できるのは表示中の機能に関するものだけです。

変更したい文字サイズを選択し、適用範囲を指定します。

例:連絡先一覧の表示サイズの変更比較。スマホ画面の解像度に合わせて使いやすいサイズを選べます。

設定
タップすると表示中の機能に関する設定画面に移動します。

連絡先を地図表示
現在地から最寄りの連絡先をGoogleマップ上にプロットします。

previous arrow
next arrow
Full screenExit full screen
Slider
  • DejaOffice内で表示されるGoogleマップ上には、アドレス帳内の連絡先が全てプロットされているので、ズームアウトして眺めてみても面白いです。
  • アドレス帳内の場所がGoogleマップで認識できる、正しい書式で入力されていないとプロットされないことがあります。

個別表示モードで表示されるメニュー

編集
タップするとアイテム編集画面を表示します。

削除
タップするとアイテムを削除します。なお、削除する際に確認のダイアログが表示されます。

カテゴリ
一覧表示の時と、個別表示の時で動作が異なり、個別表示の時にカテゴリアクションを実行すると、編集画面を開かなくても、アイテムに素早くカテゴリを割り当てることができます。

【個別表示時】
作成済みのカテゴリ一覧から、アイテムに割り当てたいカテゴリをタップします。

予定追加
表示中の連絡先を関連づけた状態で 予定を新規作成します。 連絡先にカテゴリを割り当てている場合は、作成する予定にもカテゴリが割り当てられます。

タスク追加
表示中の連絡先を関連づけた状態で タスクを新規作成します。

メモ追加
表示中の連絡先を関連づけた状態で メモを新規作成します。

ジャーナル追加
表示中の連絡先を関連づけた状態で ジャーナル(履歴)を新規作成します。

テキストを読み上げ
表示中の連絡先の内容を 音声読み上げします(詳細は前述のとおり)。

連絡先を送信
表示中の連絡先の内容を、vCard (.vcf ファイル)に出力し、メール等で送信します。

送信(または共有)する方法を選択します。例としてGmailを選択してみます。

「.vcf」ファイルが添付された状態でメール作成画面が開きました。

テンプレートを作成
表示中の連絡先の内容を基に テンプレートを作成できます。例えば同じ会社の複数のメンバーを連絡先に登録する場合、テンプレートを作成しておくと作業がはかどります。

連絡先を複製
表示中の連絡先の内容(全フィールド)をクリップボードにコピーします。

コピー
表示中の連絡先のメモ部分をクリップボードにコピーします。

文字サイズ
表示文字サイズを変更します(詳細は前述のとおり)。

ショートカットを作成
スマホのホーム画面に、表示中の連絡先に関するアクションのショートカットを作成します。

電話発信部分は連絡先の内容により異なります。

個別連絡先ショートカットの作成例

作成・編集モードで表示されるメニュー

保存
タップすると作成・編集中のアイテムを保存します。

キャンセル
タップするとアイテムの作成を中止、もしくは編集中の内容を破棄します。

削除
タップすると編集中のアイテムを削除します。

この方法による削除は、削除する際に確認のダイアログが表示されませんので注意して下さい。

電話番号を全て表示
DejaOfficeで扱う電話番号フィールドを拡張します。会社や携帯などの入力フィールドが3つに増え、ポケベルや自動車電話などのフィールドも入力できるようになります。

会社3・携帯3・自宅3など通常OutlookのバージョンによってOutlook側の対応フィールドが用意されていないものは、DejaOfficeからOutlookへ同期させることはできません。

標準の電話番号フィールド
拡張時の電話番号フィールド

文字サイズ
表示文字サイズを変更します(詳細は前述のとおり)。

レコードを統合
2つの連絡先データを統合します。編集中の連絡先に指定した連絡先を統合しますが、競合するフィールドがある場合に、残すフィールドを指定するといったようなことはできません。マージ後も指定した連絡先は残るので、不要な場合は手動で消去します。

名前や電話番号を入力した後に他の連絡先から会社名などをマージして、簡易テンプレートのように使ってもいいかもしれません。

テンプレートを適用
編集中のアイテムにあらかじめ作成したテンプレートを適用します。


DejaOfficeの使い方・全目次
 使い方の目次はPCなどの大画面では画面左(サイドバー)にも表示しています。