gSyncitでToodledoの同期を設定する

gSyncitでToodledoの同期を設定する

ここでは gSyncitを使って OutlookとToodledoの同期をおこなうための設定方法を説明します。最も簡単に使う場合は、Toodledoアカウントとの対応付け(Task Mapping)をおこなうだけで大丈夫です。

同期させる前にあらかじめデータのバックアップをとっておくことをおすすめします。

Toodledoアカウントとの対応付け(Tasks Mappingタブ)

Tasks Mappingタブ

❶ 設定画面「Toodledo Sync」内の「Task Sync」をクリックし、続いて画面右下の「New」をクリックします。

gSyncitでToodledoの同期を設定する

❷ Toodledoとの同期設定画面が開いたら、赤丸で囲っている箇所にToodledoのユーザーネーム(メールアドレス)とパスワードを入力して「Verify Account」をクリックします。

Toodledoのアカウントを持っていない場合は、画面左下の「Sign up for Toodledo」をクリックして、ブラウザを開きToodledoの登録を行うことも出来ます。

gSyncitでToodledoの同期を設定する

➌ アカウントの認証が成功すると、成功した旨のメッセージが表示されますので「OK」をクリックします。

gSyncitでToodledoの同期を設定する

❹ Task Folder:のドロップダウンリストから、gSyncitと同期させたいタスクのあるToodledo上のフォルダを指定します。

なおフォルダの作成はToodledo上でしか行えませんので必要に応じてブラウザでToodledoにアクセスするなどして作成しておいてください。すべてのタスクを同期する場合はAll Tasksを選択します。

gSyncitでToodledoの同期を設定する

❺ Outlook側の同期させたいタスクフォルダを指定します。「Select Folder..」ボタンをクリックします。

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❻ フォルダーの選択画面でタスクフォルダを選択し、「OK」ボタンをクリックします。

一番下のMapping Descriptionの欄は、同期設定の名称などの説明を日本語等で入力します(特に入力は不要です)。


同期オプションの設定(Sync Optionsタブ)

Sync Optionsタブ
  • Primary Tasks
    初期値:Outlook Tasks
    初回同期の元になるタスクを選択します。
  • Outlook to Toodledo (Update Toodledo tasks with Outlook tasks)
    初期値:オン
    Outlookのタスクに合わせてToodledoのタスクを更新します。
  • Toodledo to Outlook (Update Outlook tasks with Toodledo tasks)
    初期値:オン
    Toodledoのタスクに合わせてOutlookのタスクを更新します。
  • Always overwrite older tasks when conflict encountered.
    初期値:オン
    競合が発生した場合は,古いタスクを上書きします。
  • Sync Outlook tasks marked as private/confidential.
    初期値:オン
    限定公開,非公開のタスクを同期します。
  • Sync Outlook tasks marked as public.
    初期値:オン
    一般公開扱いのタスクを同期します。
  • Automatically continue synchronizing on failure.
    初期値:オフ
    同期が失敗しても自動的に同期を継続します。
  • Manually confirm deleting tasks/events.
    初期値:オン
    手動でタスクの削除を確認します。
  • Allow tasks/events to be deleted.
    初期値:オン
    タスクの削除を許可します。
  • Do not sync tasks after being marked as completed.
    初期値:オフ
    完了済みとしてマークされたタスクは以後同期しません。
  • Sync Outlook task reminder date/time with Toodledo task due date/time/
    初期値:オフ
    Outlookの「アラーム日時」とToodledoの「期限」を同期します。
  • Sync task reminder.
    初期値:オン
    アラーム(リマインダー)を同期します。
  • Preserve long Outlook task notes.
    初期値:オン
    2048バイト(日本語で1024文字)より長いOutlookのタスク内容が保存できるようにするには、このチェックボックスをオンにします。3072バイトを超える長さのノートはToodledoに送られたときに切り捨てられます。このオプションでは、Toodledoで上記の変更が行われたときに,同期によってOutlookからノートの内容が切り捨てられるのを防ぎます。
  • Remove duplicate entries.
    初期値:オン
    同期の際に,重複したタスクを削除します。

Outlookの分類項目を同期させる (Categoriesタブ)

Categoriesタブ

Define a set of categories to filter/assign tasks

上半分の「Define a set of categories to filter/assign tasks」欄は、OutlookのタスクからToodledoのタスクへの同期をする際にOutlookの分類項目でフィルタリングしたり、Toodledo側から同期されるタスクにOutlookの分類項目を割り当てるための設定を行います。なおこの欄は、下の「Category Options」欄で

  • Only sync tasks to Toodledo tasks that contain one or more these categories.
  • Do not sync tasks to Toodledo tasks that contain any of these categories.
  • Assign these categories to new tasks imported form Toodledo tasks.

のいずれかのオプションを選択した場合のみ操作が可能です。

gSyncitでToodledoの同期を設定する

プルダウンメニューから下記「Category Options」欄で指定したい分類項目を選択して「Add Category」ボタンをクリックすると、すぐ下の枠に指定した分類項目が追加されます。

指定した分類項目を削除したい場合は、削除したい分類項目をクリックして「Remobe Category」ボタンをクリックします。

Category Options

  • Don’t filter by category (sync all items)
    デフォルト設定。全てのタスクを同期します。
  • Only sync uncategorized Outlook tasks to Toodledo tasks.
    未分類のOutlookタスクのみToodledoに同期します。
  • Only sync tasks to Toodledo tasks that contain one or more these categories.
    分類項目が割り当てられているタスクのみToodledoに同期します。
  • Assign all these categories to tasks imported from Toodledo tasks.
    Toodledoから同期されたタスクすべてに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
  • Do not sync tasks to Toodledo tasks that contain any of these categories.
    「Define a set of categories to filter/assign Outlook contacts」で追加した分類項目を同期しません。
  • Assign these categories to new tasks imported form Toodledo tasks.
    Toodledoから同期された新しいタスクのみに,画面上の「Define a set of categories to filter/assign appointments」で追加した分類項目を割り当てます。
  • Automatically sync Outlook task categories with Toodledo tasks:
    次に指定するToodledoのアイテムリストの名称とOutlookの分類項目を自動で同期します(下記図)。
    • Folder
    • Context
    • Tag
    • Location
    • Goal

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Category Advanced Mapping Options

このオプションは、上記「Category Options」欄でDon’t filter by category (sync all items)を選択している時のみ設定が可能です。

gSyncitでToodledoの同期を設定する
  • Sync Outlook category starting with “*” with Toodledo task folder.
    初期値:*
    「*」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのフォルダ名を同期します。
  • Sync Outlook category starting with “@” with Toodledo task context.
    初期値:@
    「@」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのコンテキスト(属性)を同期します。
  • Sync Outlook category starting with “%” with Toodledo task tag.
    初期値:%
    「%」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのタグ名を同期します。
  • Sync Outlook category starting with ” ” with Toodledo task Goal.
    初期値:+
    「+」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのゴールを同期します。
  • Sync Outlook category starting with “!” with Toodledo task Location.
    初期値:!
    「!」で始まるOutlookの分類項目と,Toodledoのロケーション(場所)を同期します。

その他の設定(Otherタブ)

Otherタブ
  • Sync Outlook user-defined fields with Toodledo task fields…
    初期値:オフ
    ToodledoのタスクフィールドとOutlookのユーザー定義フィールドを同期します。
  • Use specified time as due date time when syncing from Outlook to Toodledo:Outlook task due Time:
    初期値:オン午後5:30
    OutlookからToodledoへ同期する際に,Outlook側の「締切時間」を次の指定した時間と見なします。
    ※Outlookには期日はあっても締切時間がないため
  • Convert Outlook reminder time to Toodledo friendly alarm time.
    初期値:オン
    Outlookのアラーム時間をToodledoのアラーム(リマインダー)時間に変換します。
    ※Outlookのアラーム時刻をiPad/ iPhoneのToodledoアプリケーションでサポートされるアラーム(通知)時刻に変換します。
  • Allow Outlook task notes to be updated from Toodledo task notes.
    初期値:オン
    ToodledoのタスクノートからOutlookのタスクノートの更新を許可します。
  • Move completed Outlook task to the specified Outlook folder:
    初期値:オフ
    完了したタスクを削除せずにOutlookの特定のフォルダに移動させます。
    ※「Select Folder…」ボタンをクリックすると,フォルダ一覧が表示されるので,移動させたいフォルダを指定します。

メールをタスクとして管理する場合の設定(Followup Tasksタブ)

Outlookでメールをフォローアップし、タスクとして追跡管理する方法については、こちらもご覧ください。

Followup Tasksタブ

❶ 表示されているOutlookのフォルダ一覧から、タスクとしてフォローアップするメールが保存されているフォルダを指定(左側をチェック)します。

❷ 指定したフォルダを解除する場合は、個別にチェックを外すか画面左下の「Deselect All」ボタンをクリックして全ての選択を解除します。

※全部指定しても良いかもしれませんが、当方では検証していません。受信トレイや仕事用など特にフォローアップするメールが多いフォルダを指定すれば十分ではないでしょうか。

➌ フォルダを指定し終えたら、画面右下の「OK」ボタンをクリックします。次のようなメッセージが表示されますので「はい」をクリックします。

gSyncitでToodledoの同期を設定する

同期履歴の初期化(Repairタブ)

Repairタブ

修復を行います。 内部同期テーブルを再調整するには「Reset Sync History」ボタンをクリックします。

例えば、同期動作に問題発生した場合に、一端Toodledo側のタスクを全部削除して Outlook側から再度同期をやり直したい場合などは「Reset Sync History」を実行し、Toodledo側の削除による同期を回避してから改めて同期を行います。

gSyncitの使い方・全目次