DejaOffice の使い方

ジャーナルの基本操作

DejaOfficeでは、アイテムに対して行ったアクションが履歴として自動的に記録され、ジャーナル画面で一覧することができます。

例えば「仕事」というカテゴリを割り当てた予定やタスク、コミュニケーション履歴などを時系列に表示させることもできるので、簡単に過去の行動を振り返ることができます。

また、連絡先別にグループ分け表示を行えば、特定の相手やメンバーが関わった事柄を抽出して確認することもできます。具体的には「誰々さんとは最近、いつ打ち合わせをして、電話で話したか?」なども確認できるようになります。

ジャーナルの画面構成と操作

アイテムをタップすると、予定やタスク等の個別表示に切り替わります。

各項目の説明と編集方法

ジャーナル(履歴)の作成・編集画面で表示される各項目の説明と編集方法を見ていきます。

クリックすると展開します。

種類 /Type

ジャーナルの種類を選択します。

  • 予定
  • テキストメッセージ(SMS)
  • その他
  • タスク
  • 備考
  • 電子メール
  • 電話(通話履歴)

件名 /Subject

ジャーナルの件名を直接入力します。

優先度 /Priority

DejaTasksの共通設定で選択した優先度形式に応じた優先度を選択出来ます。※初期設定ではOutlook形式になっています。

  • Outlook形式:高, 標準, 低(High, Normal, Low)
  • 数字形式:Palm等で使用される5段階方式(1-5の数字)
  • 英字形式フランクリンプランナーで使用される英数字の組み合わせ(A-Zと1-99)

日付 /Date

履歴として記録する日時を入力します。例えばタスクを実際に完了した日時や電話をかけた日時です。日時ボタン(※新規作成時は現在の日時)をタップすると以下のような日時選択用のダイアログ(下記画像の一番右のもの)が表示されるので、ここから履歴の日時を入力します。

期間 /Duration

タスクや予定、通話に要した時間を入力します。0分~2時間までのプリセットされた一覧から選択するか、カスタムで時間を入力することができます。

期間から「Custom Duration」を選択します。
ダイアログに、数字を入力し単位を設定してOKをタップします。

カテゴリ /Category

編集中の履歴に1つまたは複数のカテゴリ(分類)を割り当てることができます。「カテゴリを設定」をタップするとカテゴリの選択画面が開きます。

「カテゴリを設定」をタップ
割り当てたいカテゴリを選択
カテゴリが割り当てられたところ。削除したい場合は ゴミ箱をタップします。複数のカテゴリを割り当てる場合は、もう一度「カテゴリを入力(設定)」をタップします。

ゲスト(関連する連絡先) /With

履歴の種類(予定やタスク、通話など)に関連する連絡先を指定します。

「連絡先追加」をタップします。
連絡先一覧から予定に追加する出席者をタップします。
追加した出席者を削除する場合は、右側の ✕印をタップします。

複数の連絡先を追加するには上記の手順を繰り返します。

添付ファイル /Attachments

履歴にファイルを添付します。

「添付ファイルを追加」をタップします。
カメラを起動して撮影したり、ギャラリーやドキュメントフォルダなどからファイルを選択出来ます。

添付したファイルの追加や削除方法は前述の「ゲスト」と同様です。

場所 /Location

履歴として記録したいアイテム(予定やタスクなど)の実施場所を入力します。

画像の赤丸部分をタップすると場所を直接入力できますが、ここでは青丸部分をタップします。
「場所を手動で入力(Enter Location)」をタップします
入力フォームに住所を入力して「OK」をタップします。「通り」の欄には市町村より後ろの住所(番地や建物名)を入力します。

DejaOffice内の地図機能を活用したい場合は、正しい書式で住所を記述する必要があります。フォームから入力することで正しい書式で記述することができます。

プライベート /Private

Outlookでいうところの非公開オプション。プライベートにチェックを入れると、パスワードロックによる非表示・マスキングや、Outlookとの同期対象から除外させるなど、情報制御の対象として取り扱うことができます。

備考 /Notes

「メモ」欄です。追加で記述したい情報などを自由に入力できます。なお、自動で作成された履歴の場合は、履歴の元となるアイテムの情報の一部が自動で入力されます(例:タスクの優先度、期限など)。

アクションボタン から利用できる機能

一覧表示モードで表示されるメニュー

クリックすると展開します。

検索

タップすると検索モードになります。

追加

タップするとアイテムを新規作成します。

Text To Speech

タップすると表示中の画面のテキスト(予定一覧やメモ、タスクなど)を読み上げます。日本語で読み上げることも可能です。

日本語読み上げができない場合は、こちらの設定を確認してみて下さい。

カテゴリ

表示させたいカテゴリにチェックを入れ「OK」をタップすると、該当するカテゴリに属するアイテムだけを絞り込んで表示します。

並べ替え

指定した項目を基準にしてアイテムの並べ替えを行います。

ジャーナルでは、日付・件名で並べ替えができます。

グループで分ける

指定した項目を基準にしてアイテムをグループ分けして表示します。

ジャーナルでは、グループなし・場所・カテゴリ・関連づけられた連絡先でグループ分けができます。

文字サイズ

画面表示の文字サイズを3段階で変更できます。

文字サイズは 一般設定画面 からも全ての機能の文字サイズを変更できますが、アクションメニューから変更できるのは表示中の機能に関するものだけです。

設定

タップすると表示中の機能に関する設定画面に移動します。

個別表示モードで表示されるメニュー

クリックすると展開します。

編集

タップするとアイテム編集画面を表示します。

削除

タップするとアイテムを削除します。なお、削除する際に確認のダイアログが表示されます。

テキストを読み上げ

表示中の履歴の内容を 音声読み上げします(詳細は前述のとおり)。

テンプレートを作成

表示中の履歴の内容を基に テンプレートを作成できます。

コピー

表示中の履歴の内容(全フィールド)をクリップボードにコピーします。

備考欄のテキストをコピー

表示中の履歴のメモ部分をクリップボードにコピーします。

フォローアップを作成

表示中の履歴に関連・継続する予定やタスクを作成します。

基本的には予定やタスクの新規作成と同じですが、このアクションをタップすると、同時に表示中の履歴の内容がクリップボードにコピーされています。

文字サイズ

表示文字サイズを変更します(詳細は前述のとおり)。

ショートカットを作成

スマホのホーム画面に、表示中の履歴に関するアクションのショートカットを作成します。

  • レコードを表示 
    表示中の履歴へのショートカット(閲覧モード)
  • レコードを編集 
    表示中の履歴へのショートカット(編集モード)
  • レコードを追加 
    履歴の新規作成のショートカット

作成・編集モードで表示されるメニュー

クリックすると展開します。

保存

タップすると作成・編集中のアイテムを保存します。

キャンセル

タップするとアイテムの作成を中止、もしくは編集中の内容を破棄します。

削除

タップすると編集中のアイテムを削除します。

この方法による削除は、削除する際に確認のダイアログが表示されませんので注意して下さい。

文字サイズ

表示文字サイズを変更します(詳細は前述のとおり)。

テンプレートを適用

編集中のアイテムにあらかじめ作成したテンプレートを適用します。

この記事がお役に立ちましたら、シェアしていただけると嬉しいです!