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EVO Collaborator でOutlookとToodledoを同期させる

Toodledoのスター,フォルダ,5段階の優先度などの管理項目は、対応する項目がOutlook側には存在しないので、これらを適切に同期させるには Outlook側で若干の設定をしてあげる必要があります。ここでは EVO Collaborator for Outlook(以下「ECO」)を使ってOutlookとタスク管理サービスToodledoを同期させるための操作について解説します。

ToodledoをOutlookと同期させるためのプロファイルの設定については以下の記事を参考に適宜読み替えてください(プロファイル一覧でToodledoを選択します)。

分類項目マスターをToodledo用に定義する

Toodledoのタスク管理項目はOutlookのタスク管理項目より複雑なので、Outlook側で対応していない管理項目は以下の画像のように「分類項目」として同期されます。

Toodledoのタスク管理項目の表示例
Toodledoのタスク管理項目の表示例
Toodledoの同期に使われる絵文字
Toodledoの同期に使われる絵文字一覧

ToodledoからOutlookへの一方向の同期だけであれば特に何もする必要はありませんが、Outlookでタスクを作成する際にToodledoのスター,フォルダ,5段階の優先度等を設定するには 以下の手順で定義した分類項目を作成するタスクに割り当てます。

Toodledo側で作成したタスクをOutlookに同期させる

まず既存のものでもダミーで作成したものでも構いませんので、Toodledo側でスター,フォルダ,5段階の優先度等を割り当てたタスクを全種類作成してOutlookへ同期させます。

Toodledo側から同期された「仮の分類項目」をOutlookの分類項目マスターに登録する

Toodledoから同期されたタスクにはスター,フォルダ,5段階の優先度等が「仮の状態」でOutlookに分類項目として割り当てられています。この割り当てられた「仮の分類項目」をOutlookの分類項目マスターに本登録していきます。

分類項目マスタ―を本登録する手順

タスクを開いて、ツールバーから「分類」ボタンをクリック

Outlookの分類ボタン

すべての分類項目をクリック

Outlookの分類項目一覧

分類項目を管理するウィンドウが開いたら、Toodledoから同期された「仮の分類項目」を選択し、右側の「新規作成」ボタンをクリック

Outlookの色分類項目操作ウィンドウ

新しい分類項目の追加ダイアログで「OK」をクリックし分類項目マスターに登録。※色はお好みで。

Outlookの分類項目追加ダイアログ

その他の項目も同じ手順で分類項目マスターに登録していく。

Outlookの色分類項目ウィンドウ2

分類項目マスター登録後のタスク画面は以下のようになります。

分類項目マスター登録後のOutlookのタスク画面

タスク作成時の操作手順

Toodledoのタスク管理項目をOutlookno分類項目マスターに定義したら、実際にOutlookのタスクで割り当ててみましょう。

タスク作成時に、分類項目から、Toodledo用の管理項目を選択します。

タスク作成時の分類項目選択メニュー

例として、スター、テストフォルダ、優先度「TOP」を割り当ててみました。

分類項目の割り当て例

Toodledoに正しく同期されました。

Toodledoへの同期結果

ショートカットで分類項目を効率よく割り当てる

このように、OutlookでToodledoのタスクを登録する時は、クラウド上のToodledoでの操作に比べて ひと手間かかってしまいますが、最初に分類項目マスターを設定してしまえば、あとはそれほど面倒ではありません。少しでも効率よく管理項目を割り当てるために分類項目にショートカットを設定しておくと良いでしょう。

ショートカットの設定は簡単です。分類項目の管理画面でショートカットを割り当てたい分類項目を選択し、右側のドロップダウンからショートカットキーを選択するだけです。

Outlook分類項目ショートカットの割り当て画面